Eingangsbuch (Einkaufsjournal)

Was das Eingangsbuch ist

Das Einkaufsjournal oder Eingangsbuch ist ein chronologisches Register, das jede erhaltene Lieferantenrechnung eines Abrechnungszeitraums auflistet. Es enthält: Rechnungsnummer, Datum, USt-IdNr. des Lieferanten, Name, Nettobetrag nach Steuersätzen, abzugsfähige Vorsteuer und den Gesamtbetrag. Es bildet die Grundlage für die abzugsfähige Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und die Zusammenfassende Meldung (ZM).

Kritische Regeln für den Vorsteuerabzug

• Die Rechnung muss zwingend auf die korrekte Firmierung und USt-IdNr. ausgestellt sein (§ 14 UStG).

• Für bestimmte Kategorien sind zusätzliche Nachweise erforderlich (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekosten).

• Vorsteuer bei Firmenwagen und Kraftstoffen unterliegt besonderen Regelungen (private Nutzung, 1%-Regelung).

• Einkäufe für umsatzsteuerfreie Tätigkeiten (ohne Vorsteuerabzugsberechtigung) → keine abzugsfähige Vorsteuer.

Wie es erstellt wird

• DATEV → *Auswertungen → Finanzbuchführung → Primanota / Buchungsjournal*

• Lexware → *Berichte → Buchungsliste*

• SAP Business One / Microsoft Dynamics 365 Business Central → *Einkaufsberichte / MwSt-Abrechnung*

• Sage 100 / Odoo → *Finanzmodul / Journalbuchungen*

Häufige Probleme

1. "Lieferantenrechnungen erreichen die Buchhaltung zu spät" - In Unternehmen mit mehreren Standorten liegen Rechnungen oft in E-Mails oder auf Schreibtischen. Lösung: Zentrales Portal zur Rechnungserfassung mit automatischer USt-IdNr.-Validierung.

2. "Rechnung erhalten, aber Vorsteuer im falschen Monat abgezogen" - Die Vorsteuer wird im Monat des Rechnungseingangs abgezogen, vorausgesetzt die Leistung wurde erbracht. Fehler führen zu Differenzen zwischen Betriebswirtschaftlicher Auswertung (BWA) und UStVA.

3. "Rechnungen von Kleinunternehmern mit MwSt. gebucht" - Das System muss automatisch erkennen, ob ein Lieferant zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (Validierung via VIES/ELSTER-Schnittstellen).

4. "Innergemeinschaftliche Erwerbe ohne Reverse-Charge" - EU-Einkäufe müssen SIMULTAN als Vorsteuer und Umsatzsteuer gebucht werden. Fehlen diese im Journal, ist die UStVA fehlerhaft.

Wie CRMconnect hilft

CRMconnect zentralisiert den Rechnungseingang über alle Kanäle: E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), E-Mail, Lieferantenportal, EDI (INVOIC) und manuellen Upload. Es validiert automatisch USt-IdNr., Steuersätze sowie Beträge und überträgt die validierte Rechnung direkt in Ihr Buchhaltungstool (DATEV, SAP, Sage, Lexware). Der Buchhalter sieht im Eingangsbuch jede erhaltene Rechnung, voll validiert, ohne E-Mails durchsuchen zu müssen.