Beim Vergleich von Document Management Lösungen ist die reine Funktionsliste oft weniger entscheidend als die Frage: "Was passiert danach mit den Daten?". Im Folgenden finden Sie die nativen Funktionen von CRMconnect und die praktischen Prüfkriterien für jede Komponente.
Kurz gefasst
- Direkte Verknüpfung mit Entitäten: Kunde, Opportunity, Auftrag, Vertrag, Ticket.
- Versionierung mit Historie und Kennzeichnung der aktuellen Version.
- Rollenbasierte Berechtigungen für Ansicht und Download (DSGVO-konform).
- Suche nach Metadaten, Schlagworten und Dokumententypen.
Die nativen Funktionen im Detail
Jede der unten aufgeführten Funktionen ist direkt im Modul verfügbar, nicht über externe Drittanbieter-Connectoren, und arbeitet auf derselben Datenbasis wie die restliche Plattform.
- **Entitäts-Verknüpfung**: Dokumente hängen direkt am Geschäftsobjekt (z. B. Lieferschein am Auftrag).
- **Historisierung**: Vollständige Nachvollziehbarkeit früherer Bearbeitungsstände.
- **Zugriffskontrolle**: Granulare Steuerung, wer sensible Dokumente wie Verträge sehen darf.
- **Strukturierte Ablage**: Automatisierte Kategorisierung nach Dokumentenart für schnelles Auffinden.
So prüfen Sie Funktionen in einer Demo
Verlangen Sie den vollständigen Prozess zu sehen - vom Dateneingang bis zum finalen Archiv. Eine Demo mit leeren Masken sagt nichts darüber aus, wie das System mit Ihren realen Daten umgeht.
- **Definition von Typen**: Lassen Sie sich zeigen, wie Dokumententypen und Pflicht-Metadaten definiert werden.
- **Rechte & Aufbewahrung**: Prüfen Sie die Einstellung von Rollenrechten und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD).
- **Gezielte Migration**: Fragen Sie nach dem Prozess zur Migration relevanter Archive statt eines "Datenmüll-Imports".
- **Audit-Log**: Lassen Sie sich das Zugriffsprotokoll für sensible Dokumente zeigen.
Indikatoren für eine erfolgreiche Nutzung
Akzeptanz und Nutzung lassen sich messen. Überwachen Sie ab dem ersten Monat folgende Kennzahlen:
- Quote korrekt mit Entitäten verknüpfter Dokumente
- Durchschnittliche Suchzeit für ein Dokument
- Anteil abgelaufener Dokumente oder Dokumente ohne aktuelle Version
- Zugriffe außerhalb definierter Rollenprofile
Bewertungskriterien für DMS-Lösungen
| Kriterium | Konkrete Anforderung | Warum das wichtig ist |
|---|---|---|
| Einheitliche Datenbasis | Identische Partner-Stammdaten in allen Modulen | Verhindert Doppelerfassung und Differenzen zwischen Vertrieb und Buchhaltung. |
| ERP-Synchronisation | Nahtloser Belegfluss zu DATEV, SAP oder Sage 100 | Buchhaltungsbelege gehören ins ERP; CRMconnect verwaltet die kommerziellen und operativen Begleitdokumente. |
| Revisionssicherheit | Protokollierung jeder Änderung (Wer, Wann, Was) | Notwendig für interne Kontrollen, Audits und GoBD-Konformität. |
| Natives Reporting | Echtzeit-Indikatoren ohne manuellen Export | Excel-Berichte sind veraltet, sobald sie erstellt wurden; native Dashboards zeigen den Ist-Zustand. |
Häufige Fragen
Das Modul an Ihrem Prozess ansehen
Documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de acces. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
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