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Digitale Poststelle & Posteingangsbuch

Die Digitale Poststelle ist ein natives Modul, das das klassische physische Posteingangsbuch durch eine rechtssichere digitale Lösung ersetzt und eine vollständige Rückverfolgbarkeit sowie automatisierte Archivierung für alle ein- und ausgehenden Dokumente bietet.

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Starten Sie kostenlos mit Ihren eigenen Daten und erleben Sie in wenigen Tagen den digitalisierten Belegfluss. 14 Tage Gratis-Test, ab 12 EUR pro Nutzer/Monat.

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Digitale Poststelle in your team's daily work

Ersetzen Sie das klassische Posteingangsbuch durch eine digitale Lösung mit lückenloser Rückverfolgbarkeit und automatisierter Archivierung.

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Zentrale Vorteile

  • Eliminieren Sie physische Papierregister und das Risiko von Datenverlusten.
  • Finden Sie jedes registrierte Dokument sofort nach Nummer, Datum oder Geschäftspartner.
  • Gewährleisten Sie volle Transparenz über den internen Dokumentenlauf (Posteingang/Postausgang).
  • Automatisierte GoBD-konforme Archivierung ohne manuellen Aufwand am Jahresende.

Funktionsweise

Jedes ein- oder ausgehende Dokument wird automatisch mit einer eindeutigen Nummer, dem Zeitstempel und den beteiligten Parteien erfasst. Die digitale Ablage ist voll durchsuchbar und speichert den gesamten Bearbeitungsverlauf revisionssicher.

Vorteile einer nativen Gesamtlösung gegenüber isolierten Modulen

Unsere Module sind keine separaten Anwendungen, die über Dateiexporte verbunden sind. Sie laufen auf einer einheitlichen Plattform mit identischen Stammdaten, denselben Zugriffsrechten und einem lückenlosen Audit-Trail wie jedes andere CRMconnect-Modul.

Natives Modul, kein Connector

Jedes Modul, jede Lösung und jede Funktion in CRMconnect ist nativ integriert. Es sind keine Drittanbieter-Lizenzen oder Integratoren erforderlich, um Daten zwischen den Systemen zu bewegen.

Einheitlicher Stammdatensatz

Partner, Produkte, Preise und die Organisationsstruktur werden modulübergreifend genutzt. Eine Änderung in einer Abteilung ist sofort für alle anderen Bereiche sichtbar.

Koexistenz mit Ihrem ERP

CRMconnect ersetzt Ihr ERP nicht: Es fungiert als Smart Operations Layer und synchronisiert Belege bidirektional. Die Buchhaltung verbleibt in Ihrem bestehenden System (z. B. DATEV oder SAP).

Finanzbelege und E-Rechnung

Fakturierung, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und Versanddokumente sind nativ integriert. Der Bankabgleich ordnet Buchungen dem Kontenrahmen zu, bevor der Export an Ihr ERP erfolgt.

Rollen, Rechte und Audit-Log

Jede Aktion wird mit Autor und Zeitstempel dokumentiert. Berechtigungen werden pro Rolle und Abteilung vergeben, und das Audit-Log lässt sich für interne Kontrollen und GoBD-Konformität filtern und exportieren.

Mobile Nutzung und Arvis AI

Dieselben Daten stehen im Außendienst mobil zur Verfügung. Arvis AI beantwortet Fragen und erstellt Dashboards direkt auf Basis einfacher Textbefehle.

Vom Setup zum Live-Betrieb: Schritt für Schritt

Keine sechsmonatige Projektphase - wir setzen auf agile Einführung. Sie starten mit einem kostenlosen Account und Ihren eigenen Daten, gefolgt von einem sukzessiven Rollout pro Abteilung. Die Implementierungskosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der Abteilungen, Datenvolumen und Prozesskomplexität.

  1. 1Kostenloser Account und Struktur-Setup: Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte.
  2. 2Datenimport: Stammdaten von Partnern und Produkten sowie Historien aus Excel oder direkt aus dem ERP.
  3. 3Workflow-Konfiguration: Prozessphasen, Freigaben, Benachrichtigungen und Verantwortlichkeiten.
  4. 4Native ERP-Anbindung: Nahtloser, bidirektionaler Belegaustausch mit Systemen wie DATEV oder SAP.
  5. 5Rollenbasiertes Training und Pilotphase mit einem Kernteam, parallel zum bestehenden Prozess.
  6. 6Go-Live für die gesamte Abteilung inklusive aktiver Reports und Dashboards ab dem ersten Tag.

Häufige Fragen

Erfüllt die digitale Registratur die rechtlichen Anforderungen an die Buchführung?

Ja, das System bietet eine lückenlose Nummerierung, einen festen Zeitstempel und Rückverfolgbarkeit gemäß GoBD-Standards für die ordnungsgemäße Dokumentation.

Bleiben archivierte Dokumente langfristig durchsuchbar?

Ja, die digitale Archivierung stellt sicher, dass Dokumente über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg jederzeit über Metadaten und Volltextsuche auffindbar bleiben.

Fragen zur Plattform und Implementierung

Muss ich mein aktuelles ERP-System ablösen, um das Modul zu nutzen?
Nein. CRMconnect fungiert als operativer Layer über Ihrem ERP: Dokumente werden nahtlos ausgetauscht, während die Buchhaltung weiterhin im ERP verbleibt. Ohne bestehendes ERP kann das System auch als Standalone-Lösung betrieben werden.
Sind die Module nativ oder handelt es sich um integrierte Drittanbieter-Apps?
Jedes CRMconnect-Modul und jede Funktion ist nativ innerhalb derselben Plattform entwickelt. Es gibt keine separaten Lizenzen, keine Drittanbieter und keine dateibasierte Synchronisierung zwischen verschiedenen Herstellern.
Wie lange dauert es bis zur Live-Schaltung des Moduls?
Der kostenlose Testzugang steht sofort bereit. In der Regel ist eine Fachabteilung innerhalb weniger Wochen einsatzbereit, abhängig vom Datenvolumen und der Komplexität der Workflows.
Wie berechnen sich die Implementierungskosten?
Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der aktivierten Module, Datenvolumen sowie der Komplexität der Workflows und Integrationen. Die monatliche Lizenzgebühr ist von der einmaligen Implementierungspauschale getrennt.
Wo werden die Daten gehostet und wer hat Zugriff darauf?
Jeder Kunde nutzt Single-Tenant-Instanzen auf AWS oder Azure mit Auto-Skalierung. Der Zugriff wird pro Rolle und Abteilung gesteuert; sämtliche Aktionen werden revisionssicher im Audit-Log protokolliert.

Weiterführende Informationen