Nem az Excel a hibás, hanem az a pillanat, amikor a táblázat válik a vállalat hivatalos rendszerévé. Ez az oldal összehasonlítja a fájlokban rejlő valóságot azzal, amit egy natív dokumentumkezelő modul nyújt.
Roviden
- Egy régi szerződésverzió kerül aláírásra.
- A dokumentumok eltűnnek a munkavállaló laptopjával együtt.
- Nincs bizonyíték arra, ki fért hozzá bizalmas iratokhoz.
Jelek, hogy a táblázat már nem elegendő
Ha az alábbi helyzetek közül kettőt felismer, a rejtett költségek már meghaladják egy szoftverlicenc árát:
- A kollégák különböző verziókat használnak ugyanabból a sablonból.
- A dokumentumok a munkavállalók saját gépein vagy felhős fiókjaiban szóródnak szét.
- Nincs visszakövethető naplózás (audit trail) a bizalmas adatokhoz való hozzáférésről.
Mi változik konkrétan a modul használatával
A dokumentumok közvetlenül az adott ügyfél, rendelés vagy szerződés mellett érhetők el, verziókövetéssel és jogosultságkezeléssel.
- Entitásokhoz való csatolás: ügyfél, üzleti lehetőség, rendelés, szerződés, ticket.
- Verziókövetés előzményekkel és az aktuális verzió egyértelmű jelölésével.
- Megtekintési és letöltési jogosultságok szerepkörök szerint.
- Keresés metaadatok és dokumentumtípus alapján.
Átállás a tevékenység megszakítása nélkül
A meglévő táblázat marad a forrás az importálás validálásáig. Az átállás folyamatonként történik, nem egyszerre az egész cégnél.
- Határozza meg a dokumentumtípusokat és a kötelező metaadatokat.
- Állítsa be a szerepkör alapú jogokat és a megőrzési időszakokat a GDPR szabályoknak megfelelően.
- Csak a releváns archívumot migrálja, ne mindent válogatás nélkül.
- Aktiválja a hozzáférési naplót az érzékeny dokumentumokhoz.
Excel vs. dedikált modul
| Szempont | Excelben | CRMconnect-ben |
|---|---|---|
| Egyidejű hozzáférés | Párhuzamos fájlverziók, ütközések | Egységes adatok, szerepkör alapú jogok |
| Előzmények | Felülíráskor elvesznek | Naplózás szerzővel és időponttal |
| Riportálás | Manuálisan frissítendő, már elavult | Műveletekből frissülő mutatók |
| Kapcsolat az ERP-vel | Manuális export-import | A számviteli iratok az ERP-ben (pl. WinMentor, Saga) maradnak; a CRMconnect a kereskedelmi és operatív iratokat kezeli. |
Gyakori kerdesek
Nezze meg a modult a sajat folyamatan
Documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de acces. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
Din același ghid: document management
Ce este document management: definiție, funcții și rezultate
Document management înseamnă documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de...
Funcționalități document management: ce trebuie să acopere modulul
Un modul de document management este complet când acoperă 4 funcții de bază: atașare la entitate: client, oportunitate, comandă, c...