A "dokumentumkezelés" kifejezés a gyakorlatban egy folyamatot takar, nem csupán egy képernyőt. Ez az oldal elmagyarázza, mit tartalmaz a folyamat, milyen funkciók támogatják a CRMconnect-ben, és milyen mérhető változások várhatók a bevezetés után.
Roviden
- Entitáshoz való csatolás: ügyfél, lehetőség, megrendelés, szerződés, jegy.
- Verziókezelés előzményekkel és az aktuális verzió megjelölésével.
- Megtekintési és letöltési jogosultságok szerepkörök alapján.
- Keresés metaadatok és dokumentumtípus szerint.
Mit jelent a dokumentumkezelés a gyakorlatban
A dokumentumkezelés az a diszciplína, amely biztosítja, hogy a dokumentumok ott legyenek az ügyfél, a megrendelés vagy a szerződés mellett, amelyre vonatkoznak, verziókkal és hozzáférési jogokkal ellátva.
A CRMconnect-ben ez egy natív modul, nem pedig egy harmadik fél termékével való integráció: ugyanazokon az adatokon, ugyanazokkal a hozzáférési jogokkal és ugyanazzal a tevékenységnaplóval fut, mint a platform többi része.
- Entitáshoz való csatolás: ügyfél, lehetőség, megrendelés, szerződés, jegy.
- Verziókezelés előzményekkel és az aktuális verzió megjelölésével.
- Megtekintési és letöltési jogosultságok szerepkörök alapján.
- Keresés metaadatok és dokumentumtípus szerint.
Problémák, amelyeket megold
Az igény szinte mindig ugyanazokból az operatív tünetekből fakad, iparágtól függetlenül:
- A dokumentumok asztalokon, e-mailekben és megosztott mappákban vannak szétszórva.
- Nem tudni, melyik az utolsó aláírt verzió.
- A hozzáférés nincs szerepkörökhöz kötve.
Mit érdemes figyelni a modul aktiválása után
Egy mutatók nélküli modul csak egy adatbázis marad. Ezek azok a mérések, amelyek megmutatják, hogy a folyamat valóban megváltozott-e:
- Megfelelően csatolt dokumentumok száma az entitásokhoz
- Egy dokumentum visszakeresési ideje
- Lejárt vagy aktuális verzió nélküli dokumentumok
- Szerepkörön kívüli hozzáférési kísérletek
Határvonal az ERP-vel
A számviteli bizonylatok az ERP-ben maradnak; a CRMconnect a kereskedelmi és operatív dokumentumokat tárolja, ugyanazokhoz a partnerekhez kapcsolva.
A CRMconnect nem helyettesíti a könyvelést. Vagy egységes platformként, vagy az operatív rétegként működik a meglévő ERP felett (legyen az WinMentor, Saga vagy SAP Business One), szinkronizálva a közös partnereket és dokumentumokat.
Gyakori kerdesek
Nezze meg a modult a sajat folyamatan
Documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de acces. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
Din același ghid: document management
Funcționalități document management: ce trebuie să acopere modulul
Un modul de document management este complet când acoperă 4 funcții de bază: atașare la entitate: client, oportunitate, comandă, c...
Document management în Excel: unde se rupe și ce urmează
Excel rezistă la document management până când apar mai mulți utilizatori simultani și istoric. De acolo încep problemele: se semn...