A "dokumentumkezelés" kifejezés a gyakorlatban egy folyamatot takar, nem csupán egy képernyőt. Ez az oldal elmagyarázza, mit tartalmaz a folyamat, milyen funkciók támogatják a CRMconnect-ben, és milyen mérhető változások várhatók a bevezetés után.
Pe scurt
- Entitáshoz való csatolás: ügyfél, lehetőség, megrendelés, szerződés, jegy.
- Verziókezelés előzményekkel és az aktuális verzió megjelölésével.
- Megtekintési és letöltési jogosultságok szerepkörök alapján.
- Keresés metaadatok és dokumentumtípus szerint.
Mit jelent a dokumentumkezelés a gyakorlatban
A dokumentumkezelés az a diszciplína, amely biztosítja, hogy a dokumentumok ott legyenek az ügyfél, a megrendelés vagy a szerződés mellett, amelyre vonatkoznak, verziókkal és hozzáférési jogokkal ellátva.
A CRMconnect-ben ez egy natív modul, nem pedig egy harmadik fél termékével való integráció: ugyanazokon az adatokon, ugyanazokkal a hozzáférési jogokkal és ugyanazzal a tevékenységnaplóval fut, mint a platform többi része.
- Entitáshoz való csatolás: ügyfél, lehetőség, megrendelés, szerződés, jegy.
- Verziókezelés előzményekkel és az aktuális verzió megjelölésével.
- Megtekintési és letöltési jogosultságok szerepkörök alapján.
- Keresés metaadatok és dokumentumtípus szerint.
Problémák, amelyeket megold
Az igény szinte mindig ugyanazokból az operatív tünetekből fakad, iparágtól függetlenül:
- A dokumentumok asztalokon, e-mailekben és megosztott mappákban vannak szétszórva.
- Nem tudni, melyik az utolsó aláírt verzió.
- A hozzáférés nincs szerepkörökhöz kötve.
Mit érdemes figyelni a modul aktiválása után
Egy mutatók nélküli modul csak egy adatbázis marad. Ezek azok a mérések, amelyek megmutatják, hogy a folyamat valóban megváltozott-e:
- Megfelelően csatolt dokumentumok száma az entitásokhoz
- Egy dokumentum visszakeresési ideje
- Lejárt vagy aktuális verzió nélküli dokumentumok
- Szerepkörön kívüli hozzáférési kísérletek
Határvonal az ERP-vel
A számviteli bizonylatok az ERP-ben maradnak; a CRMconnect a kereskedelmi és operatív dokumentumokat tárolja, ugyanazokhoz a partnerekhez kapcsolva.
A CRMconnect nem helyettesíti a könyvelést. Vagy egységes platformként, vagy az operatív rétegként működik a meglévő ERP felett (legyen az WinMentor, Saga vagy SAP Business One), szinkronizálva a közös partnereket és dokumentumokat.
Întrebări frecvente
Vedeți modulul pe procesul dumneavoastră
Documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de acces. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
Din același ghid: document management
Funcționalități document management: ce trebuie să acopere modulul
Un modul de document management este complet când acoperă 4 funcții de bază: atașare la entitate: client, oportunitate, comandă, c...
Document management în Excel: unde se rupe și ce urmează
Excel rezistă la document management până când apar mai mulți utilizatori simultani și istoric. De acolo încep problemele: se semn...