Dokumentenmanagement fur pharma & medizintechnik

Dokumentenmanagement ist das native CRMconnect-Modul zur zentralen Speicherung, Klassifizierung und Freigabe von Dokumenten in einem sicheren digitalen Raum, inklusive Versionshistorie, rollenbasierten Berechtigungen und direkter Verknüpfung mit Kunden, Verträgen oder Projekten. In pharma & medizintechnik gilt: Ruckverfolgbarkeit, Verfallsdaten und Compliance-Regeln lassen keinen Raum fur operative Improvisation. Das Modul lauft auf dem ERP, das Sie bereits nutzen, und die Teams aus Aussendienst, Back-Office und Qualitat arbeiten in Echtzeit mit denselben Daten.

Dokumentenmanagement fur pharma & medizintechnik

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Warum dokumentenmanagement in pharma & medizintechnik zahlt

In pharma & medizintechnik gilt: Ruckverfolgbarkeit, Verfallsdaten und Compliance-Regeln lassen keinen Raum fur operative Improvisation. Speichern, klassifizieren und teilen Sie Unternehmensdokumente in einem sicheren digitalen Raum mit Verlauf und Berechtigungen. Das Ziel ist nicht "noch ein System", sondern die Genauigkeit der Dokumente und die Reaktionszeit auf Bestellungen.

  • Fehleranfällige manuelle Aufnahme von Nachbestellungen per Telefon
  • Zeitaufwendige Suche nach Konformitätsbescheinigungen in E-Mails
  • Strenge Audit-Anforderungen und kontrollierte Datenzugriffe
  • Außendienstbesuche in Kliniken werden in privaten Kalendern dokumentiert

Das bekommen Sie konkret

Die Funktionen des Moduls, angewendet auf den Vertriebsablauf eines Unternehmens aus pharma & medizintechnik:

  • Finden Sie jedes Dokument in Sekunden durch die automatische Verknüpfung mit dem Kontext (Kunde, Vertrag, Projekt).
  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf sensible Daten durch detaillierte rollenbasierte Berechtigungen.
  • Revisionssicherheit durch vollständige Versionshistorie statt unübersichtlicher Dateiversionen.
  • Vermeiden Sie den Verlust von Dokumenten in E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnern.

Auf dem ERP, das Sie bereits haben

CRMconnect ersetzt Ihr ERP nicht. Es verbindet sich per API und synchronisiert Stammdaten, Preise, Bestande, Salden und Belege. Das Buchhaltungsjournal bleibt dort, wo es ist, wahrend die Vertriebsteams in einer Oberflache arbeiten, die fur den Verkauf gebaut ist.

Vorteile einer nativen Gesamtlösung gegenüber isolierten Modulen

Unsere Module sind keine separaten Anwendungen, die über Dateiexporte verbunden sind. Sie laufen auf einer einheitlichen Plattform mit identischen Stammdaten, denselben Zugriffsrechten und einem lückenlosen Audit-Trail wie jedes andere CRMconnect-Modul.

Natives Modul, kein Connector

Jedes Modul, jede Lösung und jede Funktion in CRMconnect ist nativ integriert. Es sind keine Drittanbieter-Lizenzen oder Integratoren erforderlich, um Daten zwischen den Systemen zu bewegen.

Einheitlicher Stammdatensatz

Partner, Produkte, Preise und die Organisationsstruktur werden modulübergreifend genutzt. Eine Änderung in einer Abteilung ist sofort für alle anderen Bereiche sichtbar.

Koexistenz mit Ihrem ERP

CRMconnect ersetzt Ihr ERP nicht: Es fungiert als Smart Operations Layer und synchronisiert Belege bidirektional. Die Buchhaltung verbleibt in Ihrem bestehenden System (z. B. DATEV oder SAP).

Finanzbelege und E-Rechnung

Fakturierung, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und Versanddokumente sind nativ integriert. Der Bankabgleich ordnet Buchungen dem Kontenrahmen zu, bevor der Export an Ihr ERP erfolgt.

Rollen, Rechte und Audit-Log

Jede Aktion wird mit Autor und Zeitstempel dokumentiert. Berechtigungen werden pro Rolle und Abteilung vergeben, und das Audit-Log lässt sich für interne Kontrollen und GoBD-Konformität filtern und exportieren.

Mobile Nutzung und Arvis AI

Dieselben Daten stehen im Außendienst mobil zur Verfügung. Arvis AI beantwortet Fragen und erstellt Dashboards direkt auf Basis einfacher Textbefehle.

Vom Setup zum Live-Betrieb: Schritt für Schritt

Keine sechsmonatige Projektphase - wir setzen auf agile Einführung. Sie starten mit einem kostenlosen Account und Ihren eigenen Daten, gefolgt von einem sukzessiven Rollout pro Abteilung. Die Implementierungskosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der Abteilungen, Datenvolumen und Prozesskomplexität.

  1. 1Kostenloser Account und Struktur-Setup: Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte.
  2. 2Datenimport: Stammdaten von Partnern und Produkten sowie Historien aus Excel oder direkt aus dem ERP.
  3. 3Workflow-Konfiguration: Prozessphasen, Freigaben, Benachrichtigungen und Verantwortlichkeiten.
  4. 4Native ERP-Anbindung: Nahtloser, bidirektionaler Belegaustausch mit Systemen wie DATEV oder SAP.
  5. 5Rollenbasiertes Training und Pilotphase mit einem Kernteam, parallel zum bestehenden Prozess.
  6. 6Go-Live für die gesamte Abteilung inklusive aktiver Reports und Dashboards ab dem ersten Tag.

Haufige Fragen

Passt Dokumentenmanagement zu einem Unternehmen aus pharma & medizintechnik?
Ja. Das Modul gehort zum Standardkatalog von CRMconnect und wird auf den konkreten Ablauf in pharma & medizintechnik konfiguriert: Felder, Rollen, Freigaberegeln und Auswertungen. Es ist keine eigene Produktversion, sondern dieselbe Plattform fur Ihren Kontext.
Mussen wir das ERP wechseln, um das Modul zu nutzen?
Nein. Die Integration lauft per API mit dem bestehenden ERP. Fakturierung, e-Rechnung und Abgleich konnen in CRMconnect laufen, wahrend die endgultigen Buchungen mit dem ERP synchron bleiben.
Wird eine Versionshistorie für Dokumente geführt?
Ja, bei jeder Aktualisierung wird die vorherige Version gespeichert und bleibt zur Einsichtnahme sowie Wiederherstellung verfügbar.
Können Zugriffsrechte für Dokumente eingeschränkt werden?
Ja, Lese- und Bearbeitungsrechte lassen sich individuell pro Rolle oder Benutzer konfigurieren, um den Datenschutz gemäß DSGVO zu gewährleisten.

Fragen zur Plattform und Implementierung

Muss ich mein aktuelles ERP-System ablösen, um das Modul zu nutzen?
Nein. CRMconnect fungiert als operativer Layer über Ihrem ERP: Dokumente werden nahtlos ausgetauscht, während die Buchhaltung weiterhin im ERP verbleibt. Ohne bestehendes ERP kann das System auch als Standalone-Lösung betrieben werden.
Sind die Module nativ oder handelt es sich um integrierte Drittanbieter-Apps?
Jedes CRMconnect-Modul und jede Funktion ist nativ innerhalb derselben Plattform entwickelt. Es gibt keine separaten Lizenzen, keine Drittanbieter und keine dateibasierte Synchronisierung zwischen verschiedenen Herstellern.
Wie lange dauert es bis zur Live-Schaltung des Moduls?
Der kostenlose Testzugang steht sofort bereit. In der Regel ist eine Fachabteilung innerhalb weniger Wochen einsatzbereit, abhängig vom Datenvolumen und der Komplexität der Workflows.
Wie berechnen sich die Implementierungskosten?
Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der aktivierten Module, Datenvolumen sowie der Komplexität der Workflows und Integrationen. Die monatliche Lizenzgebühr ist von der einmaligen Implementierungspauschale getrennt.
Wo werden die Daten gehostet und wer hat Zugriff darauf?
Jeder Kunde nutzt Single-Tenant-Instanzen auf AWS oder Azure mit Auto-Skalierung. Der Zugriff wird pro Rolle und Abteilung gesteuert; sämtliche Aktionen werden revisionssicher im Audit-Log protokolliert.

Weiterführende Informationen

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