Projekte zur Einführung von E-Rechnungs-Software scheitern selten an technischen Hürden. Sie scheitern an unsauberen Stammdaten und unklaren Verantwortlichkeiten. Die folgenden Schritte beschreiben den bewährten Prozess für eine rechtssichere Implementierung.
Kurz gefasst
- Konfiguration von Nummernkreisen, USt-Sätzen und CI-konformen Vorlagen.
- Anbindung an Peppol/E-Mail-Versand und Testlauf mit Pilot-Dokumenten.
- Definition von Abo-Verträgen und automatisierten Abrechnungsintervallen.
- Aktivierung des Datentransfers zu DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics.
Phasen der Implementierung in chronologischer Reihenfolge
Jede Phase schließt mit einer Freigabe durch einen Verantwortlichen Ihres Unternehmens ab, um die Compliance sicherzustellen.
- Konfiguration der rechtlichen Stammdaten (§ 14 UStG) und Dokumentenvorlagen.
- Anbindung an die E-Rechnungs-Infrastruktur (XRechnung/ZUGFeRD) und Validierungstests.
- Einrichtung der Vertragsverwaltung für automatisierte, wiederkehrende Rechnungen.
- Anbindung an das ERP/Finanzbuchhaltungssystem und Abgleich der Zahlungseingänge.
Kritische Entscheidungen vor der Konfiguration
Diese Weichenstellungen bestimmen die Projektlaufzeit. Werden sie vertagt, entstehen Engpässe kurz vor dem Go-Live.
- Monatliches Belegvolumen - Definieren Sie die Skalierung vor Projektstart.
- Anzahl der Mandanten und Nummernkreise - Strukturierung der Unternehmenseinheiten.
- Schnittstellentiefe zum Steuerberater oder ERP - (z. B. DATEV-Datenservices).
Erfolgsmessung nach dem Go-Live
Vergleichen Sie 30 Tage nach dem Start die neuen Kennzahlen mit Ihren Altwerten:
- Anteil der Rechnungen ohne manuelle Nachbearbeitung
- Fehlerrate bei der Validierung (syntaktische Korrektheit der XML)
- DSO (Days Sales Outstanding) - Beschleunigung der Zahlungseingänge
- Vollständigkeit der automatisierten Abo-Abrechnungen
Die native Verbindung zum ERP
CRMconnect fungiert als operative Ebene für Erstellung und Versand, während Systeme wie SAP, DATEV oder Sage die Buchhaltung (General Ledger) führen. Die Synchronisation erfolgt bidirektional für Belege und Zahlungsstatus.
Häufige Fragen
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