Vertragsmanagement fur it & software

Vertragsmanagement ist das native Modul von CRMconnect zur Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung über interne Freigabeprozesse bis hin zur automatisierten Überwachung von Fristen und Verlängerungen. In it & software gilt: die Umsatze sind gemischt - Projekte, Lizenzen und Abonnements - und Bindung zahlt mehr als ein Neuabschluss. Das Modul lauft auf dem ERP, das Sie bereits nutzen, und die Teams aus Vertrieb, Customer Success und Support arbeiten in Echtzeit mit denselben Daten.

Vertragsmanagement fur it & software

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Warum vertragsmanagement in it & software zahlt

In it & software gilt: die Umsatze sind gemischt - Projekte, Lizenzen und Abonnements - und Bindung zahlt mehr als ein Neuabschluss. Verwalten Sie den gesamten Vertragslebenszyklus - Erstellung, Freigabe, Signatur und Verlängerung - direkt in Ihrem CRM. Das Ziel ist nicht "noch ein System", sondern der wiederkehrende Umsatz und die Verlangerungsquote.

  • Verpasste Abo-Verlängerungen mangels automatischer Alerts
  • Manueller Aufwand bei monatlich wiederkehrenden Rechnungen
  • Kundensupport ohne messbare und auswertbare SLAs
  • Verstreute Kundendaten in isolierten Systemen ohne Single Point of Truth

Das bekommen Sie konkret

Die Funktionen des Moduls, angewendet auf den Vertriebsablauf eines Unternehmens aus it & software:

  • Verpassen Sie nie wieder wichtige Kündigungs- oder Verlängerungsfristen.
  • Direkte Verknüpfung aller Verträge mit den entsprechenden Kunden- oder Lieferantenakten.
  • Strukturierte interne Freigabeprozesse statt informeller Absprachen.
  • Vollständige Revisionssicherheit durch die Historie aller verhandelten Vertragsversionen.

Auf dem ERP, das Sie bereits haben

CRMconnect ersetzt Ihr ERP nicht. Es verbindet sich per API und synchronisiert Stammdaten, Preise, Bestande, Salden und Belege. Das Buchhaltungsjournal bleibt dort, wo es ist, wahrend die Vertriebsteams in einer Oberflache arbeiten, die fur den Verkauf gebaut ist.

Vorteile einer nativen Gesamtlösung gegenüber isolierten Modulen

Unsere Module sind keine separaten Anwendungen, die über Dateiexporte verbunden sind. Sie laufen auf einer einheitlichen Plattform mit identischen Stammdaten, denselben Zugriffsrechten und einem lückenlosen Audit-Trail wie jedes andere CRMconnect-Modul.

Natives Modul, kein Connector

Jedes Modul, jede Lösung und jede Funktion in CRMconnect ist nativ integriert. Es sind keine Drittanbieter-Lizenzen oder Integratoren erforderlich, um Daten zwischen den Systemen zu bewegen.

Einheitlicher Stammdatensatz

Partner, Produkte, Preise und die Organisationsstruktur werden modulübergreifend genutzt. Eine Änderung in einer Abteilung ist sofort für alle anderen Bereiche sichtbar.

Koexistenz mit Ihrem ERP

CRMconnect ersetzt Ihr ERP nicht: Es fungiert als Smart Operations Layer und synchronisiert Belege bidirektional. Die Buchhaltung verbleibt in Ihrem bestehenden System (z. B. DATEV oder SAP).

Finanzbelege und E-Rechnung

Fakturierung, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und Versanddokumente sind nativ integriert. Der Bankabgleich ordnet Buchungen dem Kontenrahmen zu, bevor der Export an Ihr ERP erfolgt.

Rollen, Rechte und Audit-Log

Jede Aktion wird mit Autor und Zeitstempel dokumentiert. Berechtigungen werden pro Rolle und Abteilung vergeben, und das Audit-Log lässt sich für interne Kontrollen und GoBD-Konformität filtern und exportieren.

Mobile Nutzung und Arvis AI

Dieselben Daten stehen im Außendienst mobil zur Verfügung. Arvis AI beantwortet Fragen und erstellt Dashboards direkt auf Basis einfacher Textbefehle.

Vom Setup zum Live-Betrieb: Schritt für Schritt

Keine sechsmonatige Projektphase - wir setzen auf agile Einführung. Sie starten mit einem kostenlosen Account und Ihren eigenen Daten, gefolgt von einem sukzessiven Rollout pro Abteilung. Die Implementierungskosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der Abteilungen, Datenvolumen und Prozesskomplexität.

  1. 1Kostenloser Account und Struktur-Setup: Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte.
  2. 2Datenimport: Stammdaten von Partnern und Produkten sowie Historien aus Excel oder direkt aus dem ERP.
  3. 3Workflow-Konfiguration: Prozessphasen, Freigaben, Benachrichtigungen und Verantwortlichkeiten.
  4. 4Native ERP-Anbindung: Nahtloser, bidirektionaler Belegaustausch mit Systemen wie DATEV oder SAP.
  5. 5Rollenbasiertes Training und Pilotphase mit einem Kernteam, parallel zum bestehenden Prozess.
  6. 6Go-Live für die gesamte Abteilung inklusive aktiver Reports und Dashboards ab dem ersten Tag.

Haufige Fragen

Passt Vertragsmanagement zu einem Unternehmen aus it & software?
Ja. Das Modul gehort zum Standardkatalog von CRMconnect und wird auf den konkreten Ablauf in it & software konfiguriert: Felder, Rollen, Freigaberegeln und Auswertungen. Es ist keine eigene Produktversion, sondern dieselbe Plattform fur Ihren Kontext.
Mussen wir das ERP wechseln, um das Modul zu nutzen?
Nein. Die Integration lauft per API mit dem bestehenden ERP. Fakturierung, e-Rechnung und Abgleich konnen in CRMconnect laufen, wahrend die endgultigen Buchungen mit dem ERP synchron bleiben.
Erhalte ich automatische Benachrichtigungen vor Ablauf eines Vertrages?
Ja, Kündigungs- und Verlängerungsfristen können automatisierte Benachrichtigungen an den jeweiligen Vertragsverantwortlichen auslösen.
Können Verträge direkt mit der Kunden- oder Lieferantenakte verknüpft werden?
Ja, jeder Vertrag wird direkt der entsprechenden Entität (Kunde oder Lieferant) zugeordnet und ist dort jederzeit abrufbar.

Fragen zur Plattform und Implementierung

Muss ich mein aktuelles ERP-System ablösen, um das Modul zu nutzen?
Nein. CRMconnect fungiert als operativer Layer über Ihrem ERP: Dokumente werden nahtlos ausgetauscht, während die Buchhaltung weiterhin im ERP verbleibt. Ohne bestehendes ERP kann das System auch als Standalone-Lösung betrieben werden.
Sind die Module nativ oder handelt es sich um integrierte Drittanbieter-Apps?
Jedes CRMconnect-Modul und jede Funktion ist nativ innerhalb derselben Plattform entwickelt. Es gibt keine separaten Lizenzen, keine Drittanbieter und keine dateibasierte Synchronisierung zwischen verschiedenen Herstellern.
Wie lange dauert es bis zur Live-Schaltung des Moduls?
Der kostenlose Testzugang steht sofort bereit. In der Regel ist eine Fachabteilung innerhalb weniger Wochen einsatzbereit, abhängig vom Datenvolumen und der Komplexität der Workflows.
Wie berechnen sich die Implementierungskosten?
Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der aktivierten Module, Datenvolumen sowie der Komplexität der Workflows und Integrationen. Die monatliche Lizenzgebühr ist von der einmaligen Implementierungspauschale getrennt.
Wo werden die Daten gehostet und wer hat Zugriff darauf?
Jeder Kunde nutzt Single-Tenant-Instanzen auf AWS oder Azure mit Auto-Skalierung. Der Zugriff wird pro Rolle und Abteilung gesteuert; sämtliche Aktionen werden revisionssicher im Audit-Log protokolliert.

Weiterführende Informationen

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