Die Verwechslung von CRM und ERP verursacht doppelte Kosten: Entweder wird ein ERP für Vertriebsprobleme missbraucht oder das CRM für die Warenwirtschaft überfordert. Beides führt zu komplexen Projekten mit unbefriedigenden Ergebnissen.
Das Abgrenzungskriterium ist simpel: Alles vor der Bestellung gehört ins CRM; alles nach der Auftragsbestätigung ins ERP. Die Schnittstelle dazwischen muss explizit definiert werden.
Kurz gefasst
- **CRM:** Accounts, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Aktivitäten.
- **ERP:** Lager, Beschaffung, Produktion, Fakturierung, Buchhaltung (DATEV/SAP).
- **Schnittstelle:** Der bestätigte Auftrag - er startet im CRM und wird im ERP ausgeführt.
- **Stammdaten:** Der Kunde existiert in beiden; die "Single Source of Truth" muss definiert sein.
- **ERP-CRM-Module:** Decken oft nur die Verwaltung ab, selten den aktiven Vertriebsprozess.
Warum das CRM-Modul im ERP oft nicht ausreicht
In ERP-Systemen wie SAP Business One oder Sage 100 integrierte CRM-Module sind meist aus der Perspektive der Buchung, nicht des Verkaufs, entwickelt. Das typische Ergebnis: Die Kundenakte ist da, aber Sales-Pipelines, Versionierung von Angeboten und Aktivitäts-Tracking fehlen oder sind starr. Die Folge: Das Vertriebsteam nutzt wieder Excel, und Daten fragmentieren.
Dies ist keine absolute Regel: Für Unternehmen mit sehr einfachem Portfolio und rein wiederkehrenden Verkäufen kann das Modul im ERP genügen.
Wie die Integration fachgerecht erfolgt
Vier zentrale Design-Entscheidungen für den Datenfluss:
- Der Interessent wird im CRM angelegt und erst bei der ersten Bestellung als Debitor ins ERP übertragen.
- Bestände und Listenpreise werden live aus dem ERP gelesen, nicht manuell dupliziert.
- Der bestätigte Auftrag fließt unidirektional ins ERP; Status-Updates fließen zurück.
- Offene Posten und Rechnungen werden im CRM nur als Lese-Information zur Bonitätsprüfung angezeigt.
Vergleich der Verantwortlichkeiten
| Bereich | CRM (z. B. CRMconnect) | ERP (z. B. DATEV, SAP, Odoo) |
|---|---|---|
| Kunde | Quelle für vertriebliche Daten | Quelle für steuerliche Daten (§ 14 UStG) |
| Angebot | Erstellung, Versionierung, Tracking | Meist nicht vorhanden oder rein statisch |
| Auftrag | Initiierung und Abschluss | Ausführung, Bestandsallokation, Logistik |
| Rechnung | Sichtbarkeit für den Vertrieb | Erstellung (XRechnung) und Buchhaltung |
| Reporting | Pipeline, Conversion, Forecast | Marge, Lagerumschlag, GuV, GoBD-Export |
Häufige Fragen
So sieht es in CRMconnect aus
Native Module für Vertrieb, Angebote und Reporting - integriert mit dem ERP, das Sie bereits nutzen.
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