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Technologie

CRM-ERP-Integration

Kurze Antwort

Kontrollierter Datenaustausch zwischen CRM und ERP mit klarer Systemhoheit pro Entität, um Dubletten und widersprüchliche Datensätze zu vermeiden.

Das Wichtigste in Kürze

  • Kunde: Das CRM verwaltet die Beziehung und Ansprechpartner, das ERP die juristische Identität; der Primärschlüssel ist die USt-IdNr. oder Steuernummer.
  • Produkt und Preis: Das ERP (z. B. SAP oder DATEV) führt die Stammdaten, das CRM liest diese für die Angebotserstellung aus.
  • Lagerbestand: Das ERP hält die Hoheit, das CRM zeigt den Bestand mit einem Zeitstempel der letzten Aktualisierung an.
  • Auftrag: Das CRM erstellt den Auftrag mit vorläufiger Prüfung, das ERP übernimmt die finale buchhalterische Validierung.
  • Rechnung und Sachkonten: Verbleiben im ERP; das CRM spiegelt lediglich den aktuellen Saldo und Zahlungsstatus des Kunden wider.

Das Kernprinzip

Für jede Entität gilt: Ein System hält die Datenhoheit (Master), das andere konsumiert sie (Slave). Wenn beide Systeme dieselben Informationen ohne klare Hierarchie ändern dürfen, sind Dubletten im Kundenstamm und widersprüchliche Vertragspreise die unvermeidliche Folge.

Die übliche Aufgabenverteilung

  • Kunde: Das CRM verwaltet die Beziehung und Ansprechpartner, das ERP die juristische Identität; der Primärschlüssel ist die USt-IdNr. oder Steuernummer.
  • Produkt und Preis: Das ERP (z. B. SAP oder DATEV) führt die Stammdaten, das CRM liest diese für die Angebotserstellung aus.
  • Lagerbestand: Das ERP hält die Hoheit, das CRM zeigt den Bestand mit einem Zeitstempel der letzten Aktualisierung an.
  • Auftrag: Das CRM erstellt den Auftrag mit vorläufiger Prüfung, das ERP übernimmt die finale buchhalterische Validierung.
  • Rechnung und Sachkonten: Verbleiben im ERP; das CRM spiegelt lediglich den aktuellen Saldo und Zahlungsstatus des Kunden wider.

Indikatoren für die Integrationsqualität

Ein gesundes System erkennt man an der Abwesenheit von Kunden-Dubletten, einer minimalen Quote von ERP-abgelehnten Aufträgen sowie einer geringen Latenz zwischen physischem Lagerbestand und der Anzeige im Vertriebsmodul.

Beispiel aus der Praxis

Nach der Festlegung klarer Datenhoheiten und der Bereinigung mittels USt-IdNr. konnte ein Unternehmen mit 4.200 Kunden 380 Dubletten eliminieren und die Quote der vom ERP abgelehnten Aufträge von 9 % auf unter 1 % senken.

Aktualisiert:

Häufige Fragen

Muss die Synchronisierung zwingend in Echtzeit erfolgen?+

Für Bestände und Kundensalden so nah wie möglich an Echtzeit. Für Stammdaten wie Kunden oder Produkte genügen Intervalle von wenigen Minuten. Aufträge sollten sofort mit Empfangsbestätigung übertragen werden.

Was tun, wenn das ERP keine API besitzt?+

In diesem Fall erfolgt der Datenaustausch über geplante Datei-Exporte (CSV/XML) oder kontrollierte Datenbankzugriffe. Dies ist zwar langsamer, aber das Prinzip der Systemhoheit pro Entität bleibt bestehen.

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Verwandte Begriffe

Technologie

Stammdaten (Master Data)

Zentrale Referenzdaten - Kunden, Produkte, Preise, Organisationseinheiten - für die systemübergreifend eine einzige verlässliche Datenquelle (Single Source of Truth) definiert ist.

Technologie

Bidirektionale Synchronisation

Beidseitiger Datenaustausch zwischen Systemen mit expliziten Vorrangregeln für den Fall, dass derselbe Datensatz an beiden Stellen gleichzeitig geändert wird.

Vertrieb

Sales Pipeline (Vertriebspipeline)

Eine strukturierte Darstellung offener Verkaufschancen nach Phasen zur Prognose künftiger Umsätze und Priorisierung vertrieblicher Aktivitäten.