Lieferschein (Transportbegleitdokument)

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist das zentrale Dokument im Warenverkehr, das die physische Bewegung von Gütern zwischen zwei Parteien oder Lagerorten bescheinigt. Im deutschen Geschäftsverkehr dient er gemäß GoBD und § 14 UStG als Nachweis für die ordnungsgemäße Lieferung und bildet die Grundlage für die spätere Rechnungsstellung sowie die Bestandsbuchung im WMS oder ERP-System.

Wann ist die Ausstellung erforderlich?

• Lieferung an Kunden ohne Sofortrechnung (Sammelrechnung am Monatsende, Rahmenverträge)

• Umlagerungen zwischen eigenen Standorten (Zentrallager → Filiale, Werk A → Werk B)

• Konsignationslager (Ware verbleibt im Eigentum des Lieferanten beim Kunden vor Ort)

• Retourenmanagement (Rücksendung durch den Käufer)

• Versand zur Reparatur, Veredelung oder Begutachtung

Erforderliche Pflichtangaben

• Dokumententitel: "Lieferschein", Belegnummer und Ausstellungsdatum

• Lieferantendaten: Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer

• Empfängerdaten: Name, Lieferanschrift, ggf. Kundennummer

• Warendetails: Artikelbezeichnung, Mengeneinheit, gelieferte Menge, ggf. Artikelnummer

• Transportdetails: Versandart, Spedition, ggf. Kennzeichen und Liefertermin

• Verweise: Bezugnahme auf die Bestellung (Order-ID) oder den Rahmenvertrag

• Quittierung: Unterschrift des Versenders (Warenausgang) und des Empfängers (Wareneingang)

Rechtliche Relevanz und Aufbewahrung

Obwohl der Lieferschein nach deutschem Handelsrecht (HGB) eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren hat, verlängert sich diese auf 10 Jahre, wenn er als Buchungsbeleg für die Rechnung dient. Im Falle von grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU dient er zudem als wichtiger Teil des Gelangensnachweises zur Umsatzsteuerbefreiung.