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Import Goods Management

Import Goods Management is the CRMconnect module for importing goods from foreign suppliers end to end: requests for quotation (RFQ), choosing the winning quote and turning it into an order, receipts and import documents, freight and transport costs added to the cost of goods (landed cost), supplier invoices, purchase cases, backorders and purchase planning based on stock turnover.

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Import Goods Management im Arbeitsalltag Ihres Teams

End-to-end import of goods: RFQs, orders, receipts and documents, freight in the cost of goods, invoices, backorders and planning.

Manager prezentând rapoartele CRMconnect echipei într-o ședință

An import, step by step

Every import goes through the same steps, from the first request for quotation to the next order:

  1. Send requests for quotation (RFQ) to foreign vendors.
  2. Compare quotes, pick the winning one and turn it into an order.
  3. Track the order and backorders with the vendor.
  4. Record the receipt and the related import documents.
  5. Add freight and transport costs to the cost of goods (landed cost).
  6. Receive and check the supplier invoice.
  7. Plan the next purchases based on stock turnover.

What it solves

  • You see the real cost per item, with transport included, not just the price on the supplier invoice.
  • You know which order is in transit, what was received and what is still on backorder with the vendor.
  • You plan stock by turnover, so you order on time and in the right quantity.
  • The whole purchase sits in one case, from quote to invoice.

How it connects to the rest of the platform

Receipts flow into stock and warehouse in CRMconnect. Purchase planning calculates what to buy from stock and consumption. Purchase cases keep the quote, order, receipt, documents and payments together. Documents reach the ERP, where accounting stays.

Vorteile einer nativen Gesamtlösung gegenüber isolierten Modulen

Unsere Module sind keine separaten Anwendungen, die über Dateiexporte verbunden sind. Sie laufen auf einer einheitlichen Plattform mit identischen Stammdaten, denselben Zugriffsrechten und einem lückenlosen Audit-Trail wie jedes andere CRMconnect-Modul.

Natives Modul, kein Connector

Jedes Modul, jede Lösung und jede Funktion in CRMconnect ist nativ integriert. Es sind keine Drittanbieter-Lizenzen oder Integratoren erforderlich, um Daten zwischen den Systemen zu bewegen.

Einheitlicher Stammdatensatz

Partner, Produkte, Preise und die Organisationsstruktur werden modulübergreifend genutzt. Eine Änderung in einer Abteilung ist sofort für alle anderen Bereiche sichtbar.

Koexistenz mit Ihrem ERP

CRMconnect ersetzt Ihr ERP nicht: Es fungiert als Smart Operations Layer und synchronisiert Belege bidirektional. Die Buchhaltung verbleibt in Ihrem bestehenden System (z. B. DATEV oder SAP).

Finanzbelege und E-Rechnung

Fakturierung, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und Versanddokumente sind nativ integriert. Der Bankabgleich ordnet Buchungen dem Kontenrahmen zu, bevor der Export an Ihr ERP erfolgt.

Rollen, Rechte und Audit-Log

Jede Aktion wird mit Autor und Zeitstempel dokumentiert. Berechtigungen werden pro Rolle und Abteilung vergeben, und das Audit-Log lässt sich für interne Kontrollen und GoBD-Konformität filtern und exportieren.

Mobile Nutzung und Arvis AI

Dieselben Daten stehen im Außendienst mobil zur Verfügung. Arvis AI beantwortet Fragen und erstellt Dashboards direkt auf Basis einfacher Textbefehle.

Vom Setup zum Live-Betrieb: Schritt für Schritt

Keine sechsmonatige Projektphase - wir setzen auf agile Einführung. Sie starten mit einem Trial-Account und Ihren eigenen Daten, gefolgt von einem sukzessiven Rollout pro Abteilung. Die Implementierungskosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der Abteilungen, Datenvolumen und Prozesskomplexität.

  1. 1Trial-Account und Struktur-Setup: Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte.
  2. 2Datenimport: Stammdaten von Partnern und Produkten sowie Historien aus Excel oder direkt aus dem ERP.
  3. 3Workflow-Konfiguration: Prozessphasen, Freigaben, Benachrichtigungen und Verantwortlichkeiten.
  4. 4Native ERP-Anbindung: Nahtloser, bidirektionaler Belegaustausch mit Systemen wie DATEV oder SAP.
  5. 5Rollenbasiertes Training und Pilotphase mit einem Kernteam, parallel zum bestehenden Prozess.
  6. 6Go-Live für die gesamte Abteilung inklusive aktiver Reports und Dashboards ab dem ersten Tag.

Häufige Fragen

What does landed cost mean?

The real cost of goods arriving in the warehouse: the supplier price plus freight and transport costs, added to the cost of goods.

Can I turn the winning quote straight into an order?

Yes. You compare the quotes received for the request for quotation, pick the winning one and turn it into an order to the vendor.

How do I track what the vendor has not delivered yet?

Undelivered quantities stay on backorder with the vendor and are visible on the order until receipt.

How are the next imports planned?

By stock turnover: purchase planning shows what is needed per item and warehouse, and from there you create requests for quotation or orders.

Is import accounting done in CRMconnect?

No. Accounting stays in the ERP. CRMconnect runs the operational flow of the import and sends the documents to the ERP.

Fragen zur Plattform und Implementierung

Muss ich mein aktuelles ERP-System ablösen, um das Modul zu nutzen?
Nein. CRMconnect fungiert als operativer Layer über Ihrem ERP: Dokumente werden nahtlos ausgetauscht, während die Buchhaltung weiterhin im ERP verbleibt. Ohne bestehendes ERP kann das System auch als Standalone-Lösung betrieben werden.
Sind die Module nativ oder handelt es sich um integrierte Drittanbieter-Apps?
Jedes CRMconnect-Modul und jede Funktion ist nativ innerhalb derselben Plattform entwickelt. Es gibt keine separaten Lizenzen, keine Drittanbieter und keine dateibasierte Synchronisierung zwischen verschiedenen Herstellern.
Wie lange dauert es bis zur Live-Schaltung des Moduls?
Der Testzugang steht sofort bereit. In der Regel ist eine Fachabteilung innerhalb weniger Wochen einsatzbereit, abhängig vom Datenvolumen und der Komplexität der Workflows.
Wie berechnen sich die Implementierungskosten?
Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Anzahl der aktivierten Module, Datenvolumen sowie der Komplexität der Workflows und Integrationen. Die monatliche Lizenzgebühr ist von der einmaligen Implementierungspauschale getrennt.
Wo werden die Daten gehostet und wer hat Zugriff darauf?
Jeder Kunde nutzt Single-Tenant-Instanzen auf AWS oder Azure mit Auto-Skalierung. Der Zugriff wird pro Rolle und Abteilung gesteuert; sämtliche Aktionen werden revisionssicher im Audit-Log protokolliert.