Excel bleibt ein hervorragendes Tool für Ad-hoc-Berechnungen, ist jedoch keine kommerzielle Datenbank: Es fehlen Kundenhistorien, rollenbasierte Zugriffsrechte und die Anbindung an das ERP. CRMconnect bietet den Komfort schneller Datenerfassung, zentralisiert jedoch alle Informationen mit voller Rückverfolgbarkeit und nativer ERP-Synchronisation.
| Kriterium | CRMconnect | Excel |
|---|---|---|
| Single Source of Truth | Eine zentrale Datenbank, identische Daten für alle Teams | Individuelle Dateien pro Mitarbeiter, parallele Versionen |
| Kundenhistorie | Sämtliche Interaktionen, Angebote und Aufträge in der Kundenakte | Abhängig von der individuellen Dokumentation des Nutzers |
| Rechte und Datenschutz (DSGVO) | Rollenkonzepte, Modulberechtigungen und Audit-Logs | Wer die Datei hat, besitzt den gesamten Datensatz |
| ERP-Anbindung | Ergänzt bestehende ERPs (DATEV, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Sage 100, Odoo) via API: Stammdaten, Preise, Bestände und Belege fließen bidirektional. | Copy-Paste oder manueller Import/Export |
| Reporting | Pipeline-Analysen, Aktivitäten, Prognosen und Abteilungsberichte in Echtzeit | Berichte müssen jeden Monat manuell neu erstellt werden |
| Kontinuität bei Personalwechsel | Das Kundenportfolio bleibt sicher in der Plattform | Wissen und Daten verschwinden oft mit der Datei |
Die Kosten entstehen durch Stunden der manuellen Dateneingabe, doppelt bearbeitete Aufträge, unkontrollierte Rabatte und verzögerte Management-Berichte. Dies sind wiederkehrende operative Kosten, keine Einzelfälle.
Der Excel-Import bleibt ein Standard-Workflow: Stammdaten, Kundenportfolios und Auftragshistorien werden bei der Implementierung geladen. Ein Export nach Excel steht für Ad-hoc-Analysen jederzeit zur Verfügung.
Rechnungsstellung, E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) und Lieferscheine sind nativ enthalten. Die Belege synchronisieren sich mit dem ERP, in dem die GoBD-konforme Buchhaltung verbleibt.
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