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B2B-Handel

INVOIC

Kurze Antwort

Die EDIFACT-Nachricht für die Handelsrechnung - der direkte elektronische Belegfluss zwischen Lieferant und Kunde (abzugrenzen von der fiskalischen E-Rechnung).

Das Wichtigste in Kürze

  • INVOIC = B2B-Standard für den direkten Austausch zwischen Lieferant und Handel (z. B. REWE, EDEKA), EDIFACT/EANCOM-Standard, Übertragung meist via VAN oder AS2.
  • E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung via Peppol) = Gesetzliche Pflicht in Deutschland (ab 2025/2027) zur fiskalischen Meldung, XML-basiert (UBL/CII), oft für die Archivierung und Steuerprüfung (GoBD) relevant.

Definition

INVOIC ist die standardisierte EDIFACT-Nachricht zur elektronischen Übermittlung der Handelsrechnung zwischen Lieferant und Abnehmer. Sie enthält alle relevanten Rechnungsdaten: Kopfdaten (Aussteller, Empfänger, Nummer, Datum, Fälligkeit), Positionsdaten (GTIN, Menge, Preis, USt.), Summen sowie Zahlungsbedingungen.

INVOIC vs. E-Rechnung (staatliche Portale)

  • INVOIC = B2B-Standard für den direkten Austausch zwischen Lieferant und Handel (z. B. REWE, EDEKA), EDIFACT/EANCOM-Standard, Übertragung meist via VAN oder AS2.
  • E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung via Peppol) = Gesetzliche Pflicht in Deutschland (ab 2025/2027) zur fiskalischen Meldung, XML-basiert (UBL/CII), oft für die Archivierung und Steuerprüfung (GoBD) relevant.

Professionelle Unternehmen nutzen beide Formate parallel: INVOIC für den automatisierten Abgleich im Einzelhandel und die E-Rechnung zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (§ 14 UStG). CRMconnect generiert beide Formate konsistent aus einer einzigen Datenquelle.

Typische Inhalte

  • BGM: Dokumententyp, Rechnungsnummer, Funktionscode (Original, Gutschrift, Storno)
  • DTM: Ausstellungsdatum, Fälligkeit, Lieferdatum
  • NAD+SU / NAD+BY / NAD+IV / NAD+DP: Beteiligte Parteien (Lieferant, Käufer, Rechnungsempfänger, Lieferort via GLN)
  • LIN + QTY + PRI + TAX: Positionsebene mit Mengen, Preisen und USt.-Sätzen
  • MOA: Beträge (Netto, Steuerbetrag, Endsumme)
  • RFF: Referenzen auf die vorangegangenen Nachrichten ORDERS und DESADV

Warum der Abgleich mit dem DESADV entscheidend ist

Moderne Handelsunternehmen nutzen den 3-Wege-Abgleich: ORDERS (Was wurde bestellt?) ↔ DESADV (Was wurde geliefert?) ↔ INVOIC (Was wird berechnet?). Jede Diskrepanz führt zu einer Zahlungsverzögerung oder Reklamation. Eine INVOIC ohne korrekte Referenz auf den Lieferavis (DESADV) wird in automatisierten Systemen meist sofort abgewiesen.

Aktualisiert:

Häufige Fragen

Benötige ich noch ein PDF, wenn ich INVOIC nutze?+

Für den operativen Datenaustausch im B2B-Bereich nein - die EDIFACT INVOIC ist ein vollwertiges Dokument. Zur internen Archivierung gemäß GoBD und für Betriebsprüfungen halten viele Unternehmen jedoch zusätzlich ein aus der INVOIC generiertes PDF vor.

Wie werden Gutschriften im EDI-Verfahren gehandhabt?+

Es wird eine neue INVOIC-Nachricht mit dem entsprechenden Funktionscode (z. B. 381 für Gutschrift) gesendet, wobei mittels RFF-Segment auf die ursprüngliche Rechnungsnummer referenziert wird.

Wo CRMconnect ansetzt

Software EDI INVOIC vs e-Factura

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Verwandte Begriffe

Technologie

EDI (Electronic Data Interchange)

Strukturierter Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen B2B-Partnern ohne E-Mails oder manuelle Dateneingabe.

Logistik

ASN / DESADV (Elektronisches Lieferavis)

Digitale Versandanzeige via EDI, die vor Eintreffen der Ware beim Händler gesendet wird und Palette, Charge sowie Mengen detailliert beschreibt.

Operations

Order-to-Cash (O2C)

Der vollständige Prozesszyklus vom Bestelleingang bis zur Gutschrift der Zahlung. Ein zentraler Indikator für die Cashflow-Gesundheit.

Finanzen

DSO (Days Sales Outstanding)

Durchschnittliche Anzahl der Tage von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang. Zentrale Kennzahl für den Cashflow.