Jak wyslac e-fakture z CRM do KSeF
Faktura wystawiona w CRM jest przeksztalcana w plik XML UBL 2.1 zgodnie ze struktura FA(3), walidowana lokalnie, a nastepnie przesylana przez API KAS do e-Urzedu Skarbowego przy uzyciu certyfikatu firmy lub pieczeci. System zapisuje numer referencyjny, sprawdza status i archiwizuje oficjalne UPO wraz z faktura.
Roznica miedzy systemem CRM, ktory tylko wystawia faktury, a takim, ktory obsluguje KSeF, polega na tym, co dzieje sie po kliknieciu przycisku. Pelny proces oznacza wygenerowanie zgodnego pliku XML, wysylke do KSeF, monitorowanie statusu i zachowanie potwierdzenia, a nie tylko eksport pliku do recznego wgrania.
W CRMconnect e-faktura jest funkcja natywna: te same dane klienta, produktu, stawki VAT i kursu walut uzyte w zamowieniu trafiaja do XML bez koniecznosci ponownego wpisywania. Jesli KAS odrzuci fakture, komunikat o bledzie pojawia sie bezposrednio przy dokumencie, a nie w osobnym pliku.
Krok po kroku
- 1
Wystawienie faktury z zamowienia. Dane klienta sa pobierane z karty zweryfikowanej w KAS, pozycje z potwierdzonego zamowienia, a stawki VAT z kartoteki produktowej.
- 2
Generowanie XML FA(3). Struktura UBL 2.1 ze specyficznym identyfikatorem personalizacji, obowiazkowa do akceptacji przez KSeF.
- 3
Walidacja przed wysylka. Pola obowiazkowe sa sprawdzane lokalnie, aby nie tracic czasu na przesylanie niekompletnych dokumentow.
- 4
Wysylka przez API do KSeF. Przeslanie odbywa sie za pomoca certyfikatu cyfrowego firmy, a system otrzymuje numer referencyjny sesji.
- 5
Weryfikacja statusu i archiwizacja. System automatycznie sprawdza status przetwarzania, a podpisane przez KAS Urzedowe Poswiadczenie Odbioru (UPO) jest dolaczane do faktury.
Co musi zawierac kazda zaakceptowana e-faktura
| Element | Rola | Co sie stanie, jesli brakuje |
|---|---|---|
| Identyfikator schematu FA(3) | Okresla profil krajowy | Faktura zostanie odrzucona przy walidacji |
| NIP sprzedawcy i nabywcy | Identyfikacja stron | Odrzucenie lub bledne przypisanie |
| Numer i data dokumentu | Unikalna identyfikacja | Odrzucenie |
| Kod waluty | Podstawa obliczen | Odrzucenie |
| Pozycje faktury | Tresc ekonomiczna | Odrzucenie |
| Blok VAT i podsumowania | Weryfikacja kwot | Odrzucenie lub roznice w saldach |
Często zadawane pytania
Czy potrzebuje certyfikatu cyfrowego?
Tak, do komunikacji z KSeF wymagany jest zarejestrowany certyfikat kwalifikowany firmy, pieczec elektroniczna lub autoryzacja przez profil zaufany.
Co sie stanie, jesli KAS odrzuci fakture?
Komunikat o bledzie jest przypisywany do faktury, poprawiasz dokument i wysylasz ponownie. Historia prob pozostaje widoczna.
Czy moge sprawdzic plik XML przed wysylka?
Tak, bezplatny walidator na stronie sprawdza strukture w przegladarce, bez przesylania pliku gdziekolwiek indziej.
Dalej
Oficjalne źródła
Ultima actualizare: 2026-09-05