3-Way-Match (Dreifacher Abgleich)
Kurze Antwort
Prüfverfahren, das Bestellung, Wareneingang und Rechnung vor der Zahlungsfreigabe miteinander vergleicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Zahlung von Waren, die nie bestellt wurden
- Bezahlung von Fehlmengen (Rechnungsmenge größer als Liefermenge)
- Preisabweichungen zwischen Angebot/Bestellung und Rechnung
- Doppelte Abrechnungen oder betrügerische Rechnungen
Was ist der 3-Way-Match?
Der 3-Way-Match ist ein Kontrollprozess, bei dem drei Dokumente vor der Zahlung abgeglichen werden: die Bestellung (Purchase Order), der Wareneingangsbeleg (Lieferschein/Eingangsmeldung) und die Lieferantenrechnung. Eine Zahlung wird erst freigegeben, wenn alle drei Belege innerhalb definierter Toleranzgrenzen übereinstimmen.
Was wird dadurch verhindert?
- Zahlung von Waren, die nie bestellt wurden
- Bezahlung von Fehlmengen (Rechnungsmenge größer als Liefermenge)
- Preisabweichungen zwischen Angebot/Bestellung und Rechnung
- Doppelte Abrechnungen oder betrügerische Rechnungen
Toleranzgrenzen
Es werden Schwellenwerte definiert (z. B. ±2 % beim Preis oder ±1 Einheit bei der Menge), innerhalb derer der Abgleich automatisch erfolgt. Überschreitet eine Abweichung diese Grenzen, wird die Rechnung zur manuellen Prüfung an den Einkauf oder die Buchhaltung weitergeleitet.
Wie CRMconnect unterstützt
CRMconnect verknüpft die Bestellung, den Wareneingang aus dem WMS und die eingehende Rechnung (via B2B-Portal oder EDI/INVOIC) nahtlos miteinander. Das System führt den 3-Way-Match automatisiert durch, gibt konforme Rechnungen direkt für Systeme wie DATEV oder SAP frei und markiert Unstimmigkeiten sofort für die Finanzabteilung.
Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen prüfte Rechnungen manuell gegen Bestellungen und Lieferscheine, was zu Zahlungsverzögerungen führte. Nach der Automatisierung des 3-Way-Match in CRMconnect werden 85 % der Rechnungen dunkel gebucht (automatisch abgeglichen), sodass sich die Buchhaltung nur noch um echte Ausnahmen kümmern muss.
Aktualisiert:
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen 2-Way-Match und 3-Way-Match?+
Der 2-Way-Match vergleicht nur die Bestellung mit der Rechnung. Der 3-Way-Match bezieht zusätzlich den tatsächlichen Wareneingang mit ein und bietet somit eine wesentlich stärkere Absicherung gegen die Bezahlung nicht gelieferter Ware.
Was passiert bei einer Abweichung?+
Wenn die Differenz die konfigurierten Toleranzen überschreitet, wird die Rechnung für die Zahlung gesperrt und in einen Prüfworkflow geleitet. Dort wird geklärt, ob der Lieferant eine Gutschrift ausstellen muss oder ob die Stammdaten angepasst werden müssen.
Wo CRMconnect ansetzt
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Verwandte Begriffe
Purchase Order (PO) / Bestellung
Das offizielle Dokument, mit dem Sie bei einem Lieferanten einkaufen: vereinbarte Produkte, Mengen, Preise und Konditionen.
OperationsWareneingang (WE)
Der Prozess der Prüfung und Erfassung eingehender Waren im Lager, abgeglichen mit der Bestellung und dem Lieferschein.
FinanzenProcure-to-Pay (P2P)
Der vollständige Beschaffungszyklus: Anforderung → Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Zahlung → Abgleich.
FinanzenGutschriftsverfahren (Self-billing)
Ein Abrechnungsverfahren, bei dem der Leistungsempfänger (Käufer) die Rechnung im Namen des Lieferanten auf Basis des Wareneingangs erstellt.