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Finanzen

Gutschriftsverfahren (Self-billing)

Kurze Antwort

Ein Abrechnungsverfahren, bei dem der Leistungsempfänger (Käufer) die Rechnung im Namen des Lieferanten auf Basis des Wareneingangs erstellt.

Das Wichtigste in Kürze

  • Zwischen den Parteien wird eine schriftliche Gutschriftsvereinbarung gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG getroffen.
  • Beim Wareneingang erfasst der Käufer die exakten Mengen und Preise im System.
  • Das System generiert automatisch das Abrechnungsdokument (die Gutschrift).
  • Der Lieferant prüft das Dokument; die Zahlung erfolgt automatisiert auf Basis dieser Daten.

Was ist das Gutschriftsverfahren (Self-billing)?

Das Gutschriftsverfahren ist eine Abrechnungsform, bei der nicht der Lieferant, sondern der Käufer die Rechnung (Gutschrift) auf Grundlage der tatsächlich erhaltenen Mengen und der vertraglich vereinbarten Preise erstellt. Der Lieferant stellt in diesem Fall keine klassische Rechnung mehr aus.

Funktionsweise

  • Zwischen den Parteien wird eine schriftliche Gutschriftsvereinbarung gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG getroffen.
  • Beim Wareneingang erfasst der Käufer die exakten Mengen und Preise im System.
  • Das System generiert automatisch das Abrechnungsdokument (die Gutschrift).
  • Der Lieferant prüft das Dokument; die Zahlung erfolgt automatisiert auf Basis dieser Daten.

Vorteile

  • Eliminiert Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung (die Gutschrift spiegelt den tatsächlichen Wareneingang wider).
  • Beschleunigt den Procure-to-Pay-Zyklus erheblich.
  • Reduziert den administrativen Aufwand auf beiden Seiten durch Entfall der Rechnungsprüfung.

Wie CRMconnect unterstützt

CRMconnect generiert Gutschriften automatisch aus bestätigten WMS-Wareneingängen und hinterlegten Kontraktpreisen. Diese werden über das Lieferantenportal oder via EDI direkt übermittelt - unter strikter Einhaltung der GoBD-Vorgaben und der aktuellen Anforderungen an die E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD).

Beispiel aus der Praxis

Ein Lebensmittelhändler (z. B. REWE oder EDEKA) nutzt bei einem Getränkelieferanten das Gutschriftsverfahren: Die Abrechnung erfolgt automatisch nach der Warenannahme. Dies verhindert Klärungsfälle bei Preisdifferenzen und verkürzt die Zahlungsfristen um mehrere Tage.

Aktualisiert:

Häufige Fragen

Ist das Gutschriftsverfahren steuerrechtlich zulässig?+

Ja, sofern eine vorherige Vereinbarung getroffen wurde und das Dokument alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß UStG enthält. In Deutschland muss die Gutschrift explizit als solche gekennzeichnet sein und den Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 entsprechen.

Wann ist Self-billing sinnvoll?+

Besonders bei VMI (Vendor Managed Inventory), Konsignationslagern oder stabilen Rahmenverträgen, bei denen der Käufer zum Zeitpunkt des Wareneingangs Preishoheit und Mengenkontrolle hat, wodurch die manuelle Fakturierung durch den Lieferanten entfällt.

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