Procurement (Beschaffungswesen)
Kurze Antwort
Die Beschaffungsfunktion eines Unternehmens: Identifizierung von Bedarfen, Lieferantenauswahl, Verhandlung, Bestellung und Wareneingang zu optimalen Gesamtkosten.
Das Wichtigste in Kürze
- Bedarfsanforderung - genehmigter interner Bedarf
- Bestellung (PO) - offizieller Auftrag an den Lieferanten
- Wareneingang - Empfangsbestätigung der Güter (Lieferscheinabgleich)
- Three-way Match - Abgleich von Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung
- Zahlung - Begleichung der Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten
Was bedeutet Procurement?
Procurement ist die betriebliche Funktion, über die ein Unternehmen die für den Betrieb erforderlichen Güter und Dienstleistungen erwirbt: von der Bedarfsermittlung über die Auswahl und Bewertung von Lieferanten bis hin zur Verhandlung, Bestellung (PO) und dem Wareneingang. Das strategische Ziel ist nicht der "niedrigste Preis", sondern die Optimierung der Total Cost of Ownership (TCO): Preis + Qualität + Lieferzeit + Lieferantenrisiko.
Procurement vs. Einkauf
Der Einkauf (Purchasing) beschreibt den rein transaktionalen Akt des Bestellens und Bezahlens. Procurement ist der umfassendere strategische Prozess: Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantenbeziehungsmanagement, Risikominimierung und Gesamtkostenoptimierung. Die Geschäftsführung betrachtet das Procurement als direkten Margenhebel.
Der Procure-to-Pay-Zyklus (P2P)
- Bedarfsanforderung - genehmigter interner Bedarf
- Bestellung (PO) - offizieller Auftrag an den Lieferanten
- Wareneingang - Empfangsbestätigung der Güter (Lieferscheinabgleich)
- Three-way Match - Abgleich von Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung
- Zahlung - Begleichung der Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten
Strategische Procurement-KPIs
- Kosteneinsparungen im Vergleich zum Budget
- Lieferanten-Lieferzeit und Termintreue (OTIF)
- Maverick Spend (Einkäufe am offiziellen Prozess vorbei)
- Supplier Scorecard (Bewertung der Lieferanten-Performance)
Wie CRMconnect unterstützt
CRMconnect fungiert als Operational Layer, der direkt mit dem ERP (z. B. SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 BC oder DATEV) verknüpft ist, und digitalisiert den Beschaffungsfluss: automatisierte Nachschubbestellungen bei Unterschreitung von Meldebeständen, ein Lieferantenportal, elektronische Bestätigungen und der Three-way Match, bevor die Daten die Buchhaltung erreichen. CRMconnect ist keine Buchhaltungssoftware - es führt nicht die Finanzbuchhaltung der Einkäufe, sondern automatisiert den operativen Prozess und sendet vorvalidierte Dokumente an das ERP oder den Steuerberater.
Beispiel aus der Praxis
Ein Hersteller mit 60 Lieferanten erstellte Nachschubbestellungen manuell, wobei 15 % der Preis- und Mengenfehler erst bei der Rechnungsprüfung auffielen. Nach der Digitalisierung des Flows mit CRMconnect (automatisierte Schwellenwert-Bestellungen + Three-way Match) sanken die Fehler auf unter 2 % und die Bearbeitungszeit pro Bestellung reduzierte sich um 70 %.
Aktualisiert:
Häufige Fragen
Was versteht man unter Procurement?+
Procurement ist die Funktion, über die ein Unternehmen benötigte Güter und Dienstleistungen beschafft: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Verhandlung, Bestellung, Wareneingang und Prüfung zu optimalen Gesamtkosten.
Was ist der Unterschied zwischen Procurement und Einkauf?+
Der Einkauf ist der transaktionale Akt des Bestellens und Bezahlens. Procurement ist der strategische Prozess: Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantensteuerung, Risikominimierung und TCO-Optimierung.
Was ist der Procure-to-Pay-Zyklus?+
Es ist der vollständige Prozess vom internen Bedarf (Bedarfsanforderung) über die Bestellung (PO) und den Wareneingang bis zum Three-way Match (Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung) und der Zahlung.
Wie unterstützt CRMconnect das Procurement?+
CRMconnect automatisiert Nachschubbestellungen basierend auf Lagerbeständen, bietet ein Lieferantenportal sowie den Three-way Match und sendet vorvalidierte Belege an ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV. Es ist keine Buchhaltungssoftware.
Wo CRMconnect ansetzt
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Verwandte Begriffe
Procure-to-Pay (P2P)
Der vollständige Beschaffungszyklus: Anforderung → Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Zahlung → Abgleich.
B2B-HandelPurchase Order (PO) / Bestellung
Das offizielle Dokument, mit dem Sie bei einem Lieferanten einkaufen: vereinbarte Produkte, Mengen, Preise und Konditionen.
B2B-HandelVMI (Vendor Managed Inventory)
Der Lieferant steuert den Warenbestand beim Kunden oder im Regal - Bestellungen werden automatisiert bei Schwellenwerten ausgelöst, statt manuell beauftragt zu werden.
B2B-HandelSupplier Scorecard (Lieferantenbewertung)
Ein Instrument zur Bewertung der Lieferantenleistung anhand von Kennzahlen wie Termintreue, Qualität und Compliance.