EDI-Anbindung an den Handel (EDEKA, REWE, Lidl): Schritt-für-Schritt-Anleitung
Fast jeder große Einzelhändler in Europa - EDEKA, REWE, Lidl, Kaufland, Metro und weitere - schreibt seinen Lieferanten die Nutzung von EDI (Electronic Data Interchange) vertraglich vor. Ohne EDI kommen keine Bestellungen an, Lieferungen werden bei der Warenannahme sanktioniert und Rechnungen abgelehnt.
Die gute Nachricht: Das EDI-Onboarding ist standardisiert. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, erklärt die obligatorischen Nachrichtentypen und die Fehler, die zu Belastungsanzeigen (Chargebacks) führen.
Die wichtigsten EDI-Nachrichten im Handel
- ORDERS - die Bestellung, die der Händler an Sie sendet
- ORDRSP - Ihre Bestellbestätigung (was geliefert wird und was nicht)
- DESADV (ASN) - der Lieferavis, inklusive SSCC-Codes für Paletten/Pakete
- RECADV - die Wareneingangsbestätigung des Händlers
- INVOIC - die strukturierte elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Schritte zur EDI-Anbindung
1EDI-Spezifikationen des Händlers anfordern
Jeder Händler hat einen Implementierungsleitfaden (Message Implementation Guide) mit dem verwendeten Standard (meist EDIFACT / EANCOM), den Nachrichtenversionen, Pflichtfeldern und dem Übertragungsprotokoll (AS2, OFTP2, X.400 oder Web-EDI). Fordern Sie diesen als ersten Schritt an.
2GS1-Codes festlegen: GLN und SSCC
Sie benötigen eine GLN (Global Location Number) zur Identifikation Ihres Unternehmens und Ihrer Lieferstellen sowie SSCC-Codes zur Kennzeichnung von Logistikeinheiten (Paletten, Pakete) im DESADV. Diese erhalten Sie von Ihrer GS1-Mitgliedsorganisation. Ohne korrekte GLN werden Nachrichten automatisch abgelehnt.
3Verbindungsart wählen: Full EDI oder Web-EDI
Bei hohem Belegvolumen integrieren Sie EDI über Konnektoren direkt in Ihr ERP (SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Sage 100), damit Nachrichten automatisch fließen. Bei geringem Volumen oder für den Einstieg ermöglicht ein Web-EDI-Portal den Empfang von Bestellungen und das Erstellen von DESADV/INVOIC im Browser, ohne volle Systemintegration.
4Mapping zwischen ERP und Händler-Standard
EDI-Mapping übersetzt Ihre Daten (Artikelnummern, Mengeneinheiten, Preise) in die vom Händler geforderte Struktur und zurück. Hier scheitern die meisten Projekte: Ein fehlerhaftes Mapping führt zu abgelehnten Rechnungen. CRMconnect bietet vorkonfigurierte Mappings für die wichtigsten DACH-Einzelhändler.
5Testphase in der Zertifizierungsumgebung
Händler verlangen eine Test- und Zertifizierungsphase: Sie senden Testnachrichten, der Händler validiert Struktur und Inhalt. Gehen Sie erst live, wenn Sie die offizielle Freigabe haben. Testen Sie auch Fehlerszenarien (Teillieferung, nicht lieferbare Artikel).
6Logistik-Synchronisation: SSCC im DESADV
Der DESADV (Lieferavis) muss gesendet werden, bevor die Ware eintrifft. Die SSCC-Codes müssen exakt mit den physischen Etiketten auf den Paletten übereinstimmen. Bei der Annahme scannt der Händler den SSCC und gleicht ihn mit dem Avis ab. Abweichungen führen zu Strafzahlungen.
7Go-live und Monitoring von Chargebacks
Überwachen Sie nach dem Go-live Ablehnungen und Pönalen (Chargebacks). Jede Ablehnung hat einen Ursachencode; verfolgen Sie diese und beheben Sie die Quelle im System. Ein EDI-Dashboard zeigt die Akzeptanzrate pro Nachrichtentyp und Händler.
Fehler, die Chargebacks auslösen
- DESADV erst nach Wareneingang gesendet oder mit falschem SSCC
- Nicht gemappte Artikelnummern zwischen ERP und dem Händlerkatalog
- Preisdifferenzen zwischen Bestellung (ORDERS) und Rechnung (INVOIC)
- Fehlender ORDRSP - der Händler weiß nicht, was Sie tatsächlich liefern werden
Wie lange das EDI-Onboarding dauert
Mit vorkonfigurierten Mappings dauert die Anbindung eines neuen Händlers etwa 2 bis 4 Wochen (Spezifikation → Mapping → Testing → Produktion). Der erste Händler dauert am längsten; bei weiteren nutzen Sie die bestehende Infrastruktur und binden diese deutlich schneller an.
Aktualisiert:
Häufige Fragen
Benötige ich ein ERP-System für EDI mit EDEKA oder REWE?+
Nicht zwingend. Bei geringem Volumen ermöglicht ein Web-EDI-Portal den Empfang von Bestellungen sowie das Erstellen von Lieferavisen und Rechnungen direkt im Browser. Bei hohem Volumen automatisiert die direkte Integration in Ihr ERP (z.B. SAP, DATEV, Sage) den gesamten Workflow.
Welche GS1-Codes brauche ich?+
Eine GLN (Global Location Number) zur Identifikation Ihres Unternehmens und Ihrer Lieferstellen sowie SSCCs zur Kennzeichnung von Paletten/Paketen im Lieferavis (DESADV/ASN). Diese beziehen Sie bei GS1 Germany.
Warum lehnen Händler meine EDI-Rechnungen ab?+
Die häufigsten Ursachen sind: nicht zugeordnete Artikelcodes, Preisabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung oder ein fehlender/fehlerhafter Lieferavis. Eine korrekte Mapping-Logik und Vorab-Validierungen verhindern den Großteil dieser Fehler.
Kann ich mehrere Händler gleichzeitig anbinden?+
Ja. Sobald die EDI-Infrastruktur für den ersten Händler steht, können weitere Partner über dieselben Konnektoren und Workflows angebunden werden. CRMconnect bietet hierfür fertige Profile für die großen Player im Einzelhandel.