Ein neuer Lieferant scheitert selten an den Konditionen. Der Prozess stockt meist, weil Zertifikate fehlen, die Buchhaltung keine validierten Bankdaten hat oder unklar ist, wer die finale Freigabe erteilt.
Ein definierter Workflow mit klaren Verantwortlichkeiten beseitigt diese Engpässe, ohne die Bürokratie aufzublähen, und sorgt für revisionssichere Stammdaten.
Kurz gefasst
- Automatisierte Prüfung der Steuerdaten vor den ersten Verhandlungen.
- Standardisierte Dokumentenliste, die nur einmalig angefordert wird.
- Schriftlich fixierte Konditionen statt mündlicher Absprachen.
- Systemaktivierung mit zugewiesenem internen Ansprechpartner.
- Testbestellung bei strategischen Partnern vor Volumenaufträgen.
Die fünf Phasen des Onboardings
Die Reihenfolge ist entscheidend: Die formale Prüfung steht an erster Stelle, um keine Zeit in Partner zu investieren, die die Compliance-Hürden nicht nehmen.
- **Prüfung:** Stammdaten, USt-IdNr.-Validierung, Bonität und Compliance-Checks.
- **Dokumentation:** Rahmenvertrag, Zertifikate (ISO, Bio etc.), Bankverbindung, DSGVO-Unterlagen.
- **Konditionen:** Preise, Lieferzeiten, Zahlungsziele und Retourenmanagement.
- **Aktivierung:** Anlage im System (DATEV-kompatibel), Verantwortlicher, Portal-Zugang.
- **Test:** Ein Erstauftrag mit geringem Volumen und anschließender Wareneingangsbewertung.
Automatisierung vs. menschliche Entscheidung
Automatisierbar sind die Abfrage von Stammdaten, Erinnerungen an ablaufende Zertifikate und der Datenexport an Systeme wie DATEV oder SAP. Die strategische Auswahl und die finale Verhandlung der Konditionen bleiben in der Hand des Einkaufs - gestützt durch valide Daten aus CRMconnect.
Das B2B-Portal als zentraler Anlaufpunkt
Indem Lieferanten ihre Daten und Dokumente selbstständig im B2B-Portal hochladen, entfällt das Suchen in E-Mail-Anhängen. Fristen für Versicherungsnachweise oder Zertifikate werden automatisch überwacht, was die Compliance ohne manuellen Aufwand sichert.
Häufige Fragen
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