In vielen Unternehmen findet die Kommunikation mit Lieferanten primär in E-Mails und Excel-Tabellen statt: Eine Preisliste von vor vier Monaten, ein gescannter Vertrag im Netzwerkordner oder Absprachen zu Lieferverzögerungen, die nur eine einzige Person kennt. Fehlt diese Person, fehlt dem Unternehmen die Information.
VRM bedeutet, diese Daten an einem zentralen Ort zu bündeln, der für das gesamte Einkaufsteam einsehbar ist: Wer ist der Lieferant, welche Konditionen wurden vereinbart, zu welchem Preis wird geliefert, was kam tatsächlich an und wie zuverlässig wurden Termine eingehalten?
Kurz gefasst
- Zentrale Lieferantenakte: Stammdaten, Ansprechpartner, Verträge, Dokumente und Historie.
- Versionierte Preislisten und Konditionen statt unübersichtlicher E-Mail-Anhänge.
- Angebotsanfragen (RFQ) zentral versenden und empfangen für direkte Vergleichbarkeit.
- Verknüpfung von Bestellungen mit Lieferungen, Wareneingängen und Rechnungen.
- Lieferantenbewertung auf Basis echter Daten statt subjektiver Eindrücke.
VRM, SRM, Vendor Management: Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. In der Praxis etabliert sich "Supplier Relationship Management" (SRM) eher in Industrie und Produktion, während "Vendor Relationship Management" (VRM) häufiger in Handel, Distribution und Dienstleistung genutzt wird. "Vendor Management" beschreibt meist den operativen Teil: Verträge, Bestellwesen und Compliance.
Der entscheidende Unterschied für Unternehmen liegt nicht in der Semantik, sondern im Ziel: Geht es rein um die Kosten pro Transaktion oder um eine belastbare Beziehung, die Saisonalitäten, Preissteigerungen und Lieferengpässen standhält?
Komponenten eines funktionalen VRM-Prozesses
Ein vollständiger Prozess deckt fünf Kernbereiche ab, in der Reihenfolge ihres Auftretens:
- Onboarding: Erfassung von Stammdaten und Dokumenten inklusive GoBD-konformer Prüfung.
- Kontraktmanagement: Verträge, Preislisten, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Laufzeiten.
- Beschaffung: RFQ, Bestellung, Bestätigung, Lieferavis und Wareneingang.
- Dokumentenaustausch: Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD), Lieferscheine und Zertifikate via EDI.
- Evaluierung: Liefertreue, Mengenkonformität, Reklamationsquote und Reaktionszeit.
Wo der Prozess am häufigsten scheitert
Die Schwachstelle ist meist nicht die Bestellung selbst, sondern die Aktualisierung der kommerziellen Daten. Ändert der Lieferant Preise oder Verpackungseinheiten per E-Mail, fließen diese Infos oft verzögert ins System. Die Folge: Bestellungen zu alten Konditionen, Differenzen bei der Rechnungsprüfung und blockierte Wareneingänge.
Der zweite kritische Punkt ist die Transparenz: Ohne zentralisierte Historie lässt sich schwer belegen, welcher Partner im letzten Quartal mehrfach unpünktlich geliefert hat.
Umsetzung in CRMconnect
VRM ist bei uns kein isoliertes Produkt, sondern das Ergebnis nativer Module: Lieferantenkontakt-Management, Einkauf, das B2B-Lieferantenportal zur Kollaboration, EDIconnect für den Dokumentenaustausch und SupplySync zur Synchronisation kommerzieller Daten (Preis, Bestand, Logistik) zwischen Ihnen und Ihren Partnern.
Die Finanzbuchhaltung verbleibt in Ihrem ERP (z. B. DATEV, SAP oder Sage); CRMconnect steuert die Beziehung, die operativen Dokumente und den Workflow, bevor die Daten final übergeben werden.
VRM im Vergleich zum klassischen Einkaufsmodul
Gleiche Dokumente, unterschiedliche Zielsetzung.
| Bereich | Klassischer Einkauf | VRM |
|---|---|---|
| Zielsetzung | Abwicklung der aktuellen Bestellung | Langfristige Gesundheit der Beziehung |
| Lieferantendaten | Stammdaten und Bankverbindung | Verträge, Preislisten, Historie, Compliance |
| Kommunikation | E-Mail und Telefon | Zentrales Portal mit Team-Transparenz |
| Messbarkeit | Einkaufspreis | Preis, Termintreue, Qualität, Service |
| Preis-Updates | Manuelle Dateipflege | Synchronisation via Portal und SupplySync |
Häufige Fragen
So sieht es in CRMconnect aus
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