Proforma-Rechnung: Definition, Einsatz und Umwandlung in die Handelsrechnung

Verwechslungen koennen zu steuerlichen Risiken oder Liquiditaetsengpaessen fuehren: Entweder wird eine echte Rechnung gestellt, die bei Nichtzahlung storniert werden muss, oder die finale Rechnung wird nach Zahlungseingang vergessen.

• Proforma: Kaufmaennisches Dokument, keine USt-Pflicht, keine Buchung, kein E-Rechnungs-Pflichtversand.
• Handelsrechnung: Steuerwirksames Dokument, GoBD-konform, Meldung an Finanzamt/DATEV erforderlich.
• Bei Vorkasse wird nach Erhalt der Zahlung eine Anzahlungsrechnung oder direkt die Schlussrechnung erstellt.

Ein akzeptiertes Angebot generiert direkt die Proforma. Sobald der Zahlungseingang ueber den automatischen Bankabgleich erkannt wird, loest CRMconnect die Erstellung der E-Rechnung aus und gibt den Lieferauftrag im WMS frei.

• Keine Doppelerfassung zwischen Angebot, Proforma und Handelsrechnung.
• Automatisierte Zuordnung von Zahlungen durch integriertes Cash-Management.
• Uebersicht offener Proforma-Belege zur Steuerung des Mahnwesens oder Angebots-Follow-ups.

Obwohl sie steuerlich nicht bindend ist, sollte eine professionelle Proforma die gleichen Daten wie eine Rechnung enthalten: Vertragspartner, Artikel, Mengen, Preise, informativer USt-Ausweis und Zahlungsziel. Der Hinweis - PROFORMA - Kein Steuerbeleg - muss deutlich sichtbar sein.