Wareneingangsprotokoll - Differenzprüfung und automatische Bestandsbuchung

Unvollständige Protokolle verzögern den Monatsabschluss und erschweren Betriebsprüfungen. Unabhängig von der Software müssen bestimmte Mindestangaben enthalten sein.

• Lieferantendaten und Referenz zum Begleitdokument (Lieferschein oder Rechnung) mit Datum.
• Ziel-Lagerort und Name des zuständigen Mitarbeiters für die Annahme.
• Artikelliste mit Vergleich zwischen fakturierter Menge und tatsächlich erhaltener Menge.
• Einzelpreise, Gesamtwerte, USt-Satz und begründete Differenzvermerke bei Abweichungen.

Die Erfassung erfolgt direkt am Terminal oder Smartphone per Barcode-Scan. Die gescannte Menge wird zum Ist-Bestand, den das System sofort mit dem digitalen Lieferschein oder der E-Rechnung abgleicht. Bei Differenzen markiert CRMconnect den Beleg und benachrichtigt den Einkauf, bevor die Ware für den Verkauf freigegeben wird.

• Echtzeit-Scan statt manueller Listen und nachträglicher Datenerfassung.
• Sofortige Meldung von Mengen- und Preisabweichungen direkt bei der Annahme.
• Automatische Übernahme von Chargennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD).

Nach Abschluss der Prüfung werden die Daten GoBD-konform aufbereitet und an Systeme wie DATEV, SAP Business One oder Sage 100 übergeben. Der Bestand steht im selben Moment für den Verkauf zur Verfügung, und wartende Kundenbestellungen können durch SupplySync sofort zugeordnet werden.