Πίσω στους οδηγούς
Integrare 10 λεπτά

Αυτοματοποίηση διαδικασιών σε εταιρεία διανομής: τι αυτοματοποιείτε πρώτα και πώς μετράτε

Αυτοματοποίηση διαδικασιών σημαίνει ότι τα επαναλαμβανόμενα βήματα ανάμεσα σε συστήματα και ανθρώπους γίνονται μόνα τους: μια παραγγελία φτάνει από το portal απευθείας στο ERP, μια έκπτωση πάνω από το όριο ζητά έγκριση χωρίς email, μια είσπραξη αντιστοιχίζεται μόνη της με το τιμολόγιο. Σε μια εταιρεία διανομής, οι πρώτες διαδικασίες για αυτοματοποίηση είναι εκείνες με μεγάλο όγκο και πολλά χέρια: παραλαβή παραγγελίας, εγκρίσεις, τιμολόγηση και εισπράξεις.

Το συχνό λάθος είναι να ξεκινάτε από το εργαλείο: ένα ρομπότ που αντιγράφει δεδομένα από μια οθόνη σε άλλη ή ένα Excel με macros. Λειτουργεί για λίγο, μετά σπάει στην πρώτη αλλαγή οθόνης ή μορφής. Η αυτοματοποίηση που αντέχει ξεκινά από συνδεδεμένα δεδομένα: η ίδια παραγγελία, ο ίδιος πελάτης και το ίδιο απόθεμα, ορατά από όλα τα συστήματα.

Πώς επιλέγετε τι αυτοματοποιείτε πρώτα

Για κάθε υποψήφια διαδικασία σημειώστε τρεις αριθμούς: πόσες φορές γίνεται τον μήνα, πόσα λεπτά διαρκεί και πόσο κοστίζει ένα λάθος. Η διαδικασία με το μεγαλύτερο γινόμενο όγκου επί λεπτά είναι η πρώτη. Ο τύπος και ένα παράδειγμα υπολογισμού υπάρχουν στη μελέτη για το κόστος μιας παραγγελίας που καταχωρίζεται χειροκίνητα.

Οι διαδικασίες που αυτοματοποιούνται πρώτες, με σειρά

  1. 1Παραλαβή της παραγγελίας

    Οι παραγγελίες από πωλητές, B2B portal, e-shop και μέσω EDI από retailers μπαίνουν απευθείας σε μία ροή, χωρίς επανακαταχώριση. Είναι η διαδικασία με τον μεγαλύτερο όγκο και συνήθως με τα περισσότερα λάθη ποσότητας και τιμής.

  2. 2Έλεγχος τιμής, αποθέματος και πιστωτικού ορίου

    Η παραγγελία ελέγχεται αυτόματα έναντι της συμβατικής τιμής του πελάτη, του διαθέσιμου αποθέματος και του ανεξόφλητου υπολοίπου. Μόνο οι εξαιρέσεις φτάνουν σε άνθρωπο, όχι κάθε παραγγελία.

  3. 3Οι εγκρίσεις

    Η έκπτωση πάνω από τον τιμοκατάλογο ή η παραγγελία πάνω από το πιστωτικό όριο ακολουθούν ροή έγκρισης σε επίπεδα, με όριο για κάθε ρόλο και πλήρες ιστορικό. Τίποτα δεν εγκρίνεται πια στο τηλέφωνο ή στο WhatsApp χωρίς ίχνος.

  4. 4Τιμολόγηση και e-Factura

    Το τιμολόγιο εκδίδεται από την παραγγελία, φεύγει αυτόματα στο SPV και η κατάσταση από την ANAF επιστρέφει στο τιμολόγιο. Τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια συμβάσεων εκδίδονται μόνα τους σε κάθε κύκλο.

  5. 5Οι εισπράξεις

    Το αντίγραφο κίνησης τραπέζης αντιστοιχίζεται αυτόματα με τα ανοιχτά τιμολόγια, βάσει ποσού και αιτιολογίας. Χειροκίνητα μένουν μόνο οι εξαιρέσεις, όχι όλες οι εισπράξεις του μήνα.

  6. 6Απόθεμα και αναπλήρωση

    Όταν το απόθεμα πέφτει κάτω από το όριο, το σύστημα στέλνει ειδοποίηση ή προτείνει παραγγελία αναπλήρωσης. Η αποθήκη δεν ανακαλύπτει πια την έλλειψη τη στιγμή που προετοιμάζει την παραγγελία.

  7. 7Παράδοση και ενημέρωση του πελάτη

    Στην αποστολή παράγονται αυτόματα το AWB και, όπου απαιτείται, το e-Transport, και ο πελάτης βλέπει την κατάσταση στο portal. Οι κλήσεις του τύπου "πού είναι η παραγγελία μου" μειώνονται, γιατί η απάντηση είναι ήδη εκεί.

Αυτόματες αναφορές από το CRM

Η χειροκίνητη αναφορά, με εξαγωγή από το ERP και πίνακες στο Excel, είναι μια διαδικασία όπως όλες και αυτοματοποιείται με τον ίδιο τρόπο. Οι αναφορές προγραμματίζονται μία φορά και φτάνουν μόνες τους σε όποιον αποφασίζει.

  • Πωλήσεις ανά πωλητή, πελάτη και προϊόν: καθημερινά για τον πωλητή, εβδομαδιαία για τον manager πωλήσεων.
  • Ανεκτέλεστες παραγγελίες και παραγγελίες που περιμένουν έγκριση: καθημερινά, προς πωλήσεις και λειτουργίες.
  • Αποθέματα κάτω από το όριο: σε κάθε υπέρβαση, προς τον διαχειριστή και τις προμήθειες.
  • Εισπράξεις και λήξεις: εβδομαδιαία, προς λογιστήριο και manager πωλήσεων.
  • Μηνιαία σύνοψη αποτελεσμάτων: προς τη διοίκηση, με τους ίδιους αριθμούς με το ERP.

Οι αναφορές φεύγουν με email ή εμφανίζονται στην εφαρμογή, από τα δεδομένα που συγχρονίζονται με το ERP, χωρίς χειροκίνητη εξαγωγή. Δείτε τη λύση αναφορών και business intelligence, καθώς και τις ενότητες παραγγελιών, τιμολόγησης, αποθεμάτων και ειδοποιήσεων, στο τέλος του οδηγού.

Τι δεν αξίζει ακόμη να αυτοματοποιηθεί

Οι σπάνιες διαδικασίες, όσες αλλάζουν συχνά ή όσες κάθε περίπτωση είναι διαφορετική. Εκεί η αυτοματοποίηση κοστίζει περισσότερο από τον χρόνο που εξοικονομεί. Ξεκινήστε από ό,τι επαναλαμβάνεται καθημερινά, πανομοιότυπα.

Πώς μετράτε αν λειτούργησε

  • Λεπτά ανά παραγγελία, πριν και μετά, μετρημένα σε μερικές ημέρες.
  • Πόσες παραγγελίες, τιμολόγια ή εισπράξεις περνούν ακόμη από άνθρωπο και γιατί.
  • Πόσα λάθη φτάνουν στον πελάτη: λάθος ποσότητα, λάθος τιμή, εμπόρευμα που υποσχέθηκε χωρίς απόθεμα.
  • Πόσες κλήσεις για την κατάσταση δέχονται ακόμη οι πωλήσεις και η υποστήριξη.

Πώς λειτουργεί στο CRMconnect

Οι παραγγελίες, οι εγκρίσεις, η τιμολόγηση με e-Factura, οι εισπράξεις, το απόθεμα και η παράδοση τρέχουν στην ίδια πλατφόρμα, πάνω από το υπάρχον ERP (18 τεκμηριωμένες ενσωματώσεις), οπότε η αυτοματοποίηση δεν εξαρτάται από ρομπότ που αντιγράφουν δεδομένα ανάμεσα σε οθόνες.

Ενημέρωση:

Συχνές ερωτήσεις

Τι σημαίνει αυτοματοποίηση διαδικασιών σε μια εταιρεία;+

Τα επαναλαμβανόμενα βήματα ανάμεσα σε συστήματα και ανθρώπους γίνονται μόνα τους: η παραγγελία μπαίνει απευθείας στο σύστημα, η έγκριση ακολουθεί ροή, το τιμολόγιο φεύγει στο SPV, η είσπραξη αντιστοιχίζεται με το τιμολόγιο. Οι άνθρωποι ασχολούνται μόνο με τις εξαιρέσεις.

Ποιες διαδικασίες αυτοματοποιούνται πρώτες;+

Εκείνες με μεγάλο όγκο και πολλά χέρια: παραλαβή παραγγελίας, έλεγχος τιμής και πίστωσης, εγκρίσεις, τιμολόγηση και εισπράξεις.

Αυτοματοποίηση με RPA ή μέσω ενσωμάτωσης;+

Το RPA αντιγράφει δεδομένα μέσω της διεπαφής και σπάει όταν αλλάζει η οθόνη. Η ενσωμάτωση συνδέει τα δεδομένα απευθείας ανάμεσα στα συστήματα και αντέχει σε μεγάλο όγκο. Για τις καθημερινές διαδικασίες, η ενσωμάτωση είναι η ανθεκτική επιλογή.

Πρέπει να αλλάξω ERP;+

Όχι. Το CRMconnect συνδέεται με το υπάρχον ERP και οι αυτοματισμοί τρέχουν πάνω στα συγχρονισμένα δεδομένα.

Μπορώ να δοκιμάσω πριν αποφασίσω;+

Ναι, 14 ημέρες, χωρίς κάρτα.

Πού ταιριάζει το CRMconnect

Ενσωμάτωση εσωτερικών διαδικασιών Ροές έγκρισης Αναφορές και business intelligence Order Management System Τιμολόγηση και e-Factura Διαχείριση αποθεμάτων και αποθηκών Ειδοποιήσεις και alerts Πόσο κοστίζει μια παραγγελία που καταχωρίζεται χειροκίνητα

Θέλετε να δείτε το CRMconnect στην πράξη;

Προσωποποιημένο demo σε 30 λεπτά, χωρίς κάρτα, χωρίς δέσμευση.

Κλείστε demo

Σχετικοί οδηγοί

OMS

Σύστημα διαχείρισης παραγγελιών (OMS): παραγγελίες από όλα τα κανάλια σε μία ροή

Τι κάνει ένα OMS για έναν διανομέα: παραγγελίες από πωλητές, B2B portal, e-shop, marketplace και EDI μπαίνουν στην ίδια ροή, με το πραγματικό απόθεμα.

WMS

Πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης για διανομείς: τι πρέπει να κάνει και πώς το επιλέγετε

Πώς επιλέγετε πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης (WMS) για διανομή: ενότητα αποθέματος του ERP, ξεχωριστό WMS ή WMS πάνω από ERP, και 8 κριτήρια για το demo.

AI

Ενσωμάτωση AI με CRM και ERP: τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σήμερα και από πού ξεκινάτε

Πώς ενσωματώνετε AI με CRM και ERP χωρίς μεταφορά δεδομένων: βοηθός στα δεδομένα της εταιρείας, connector MCP για Claude και ChatGPT, σάρωση τιμολογίων.