Διαχείριση εισαγωγών αγαθών: παραγγελίες, πραγματικό κόστος και απόθεμα
Η διαχείριση εισαγωγών αγαθών είναι η ενότητα του CRMconnect για εισαγωγές από ξένους προμηθευτές από την αρχή ως το τέλος: αιτήματα προσφοράς (RFQ), επιλογή της προσφοράς που κερδίζει και μετατροπή της σε παραγγελία, παραλαβές και έγγραφα εισαγωγής, μεταφορικά που προστίθενται στο κόστος των αγαθών (landed cost), τιμολόγια προμηθευτών, φάκελοι αγορών, εκκρεμείς ποσότητες και σχεδιασμός αγορών με βάση την ταχύτητα κυκλοφορίας του αποθέματος.
Θέλετε να δείτε την ενότητα σε λειτουργία;
Ξεκινήστε με δοκιμαστική περίοδο χωρίς κάρτα, πάνω στα δικά σας δεδομένα, και δείτε μέσα σε λίγες ημέρες πώς λειτουργεί η ψηφιοποιημένη διαδικασία.
Διαχείριση εισαγωγών αγαθών στην καθημερινή εργασία της ομάδας
Εισαγωγή αγαθών από άκρο σε άκρο: RFQ, παραγγελίες, παραλαβές, μεταφορικά στο κόστος, τιμολόγια, εκκρεμότητες και σχεδιασμός.
Μια εισαγωγή, βήμα προς βήμα
Κάθε εισαγωγή περνά από τα ίδια βήματα, από το πρώτο αίτημα προσφοράς ως την επόμενη παραγγελία:
- Στέλνετε αιτήματα προσφοράς (RFQ) σε ξένους προμηθευτές.
- Συγκρίνετε τις προσφορές, επιλέγετε αυτή που κερδίζει και τη μετατρέπετε σε παραγγελία.
- Παρακολουθείτε την παραγγελία και τις εκκρεμείς ποσότητες στον προμηθευτή.
- Καταχωρίζετε την παραλαβή και τα σχετικά έγγραφα εισαγωγής.
- Προσθέτετε τα μεταφορικά στο κόστος των αγαθών (landed cost).
- Λαμβάνετε και ελέγχετε το τιμολόγιο του προμηθευτή.
- Σχεδιάζετε τις επόμενες αγορές με βάση την ταχύτητα κυκλοφορίας του αποθέματος.
Τι λύνει
- Βλέπετε το πραγματικό κόστος ανά είδος, με τα μεταφορικά, όχι μόνο την τιμή του τιμολογίου.
- Ξέρετε ποια παραγγελία είναι καθ' οδόν, τι παραλήφθηκε και τι εκκρεμεί ακόμη στον προμηθευτή.
- Σχεδιάζετε το απόθεμα με βάση την κυκλοφορία, ώστε να παραγγέλνετε έγκαιρα και στη σωστή ποσότητα.
- Όλη η αγορά βρίσκεται σε έναν φάκελο, από την προσφορά ως το τιμολόγιο.
Πώς συνδέεται με την υπόλοιπη πλατφόρμα
Οι παραλαβές περνούν στο απόθεμα και στην αποθήκη του CRMconnect. Ο σχεδιασμός προμηθειών υπολογίζει τι πρέπει να αγοραστεί με βάση απόθεμα και κατανάλωση. Οι φάκελοι αγορών κρατούν μαζί προσφορά, παραγγελία, παραλαβή, έγγραφα και πληρωμές. Τα παραστατικά φτάνουν στο ERP, όπου μένει η λογιστική.
Τι κερδίζετε πέρα από μια μεμονωμένη ενότητα
Η ενότητα δεν είναι ξεχωριστή εφαρμογή που συνδέεται μέσω αρχείων. Λειτουργεί στην ίδια πλατφόρμα, με τα ίδια βασικά δεδομένα, τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης και το ίδιο αρχείο ελέγχου με κάθε άλλη ενότητα του CRMconnect.
Εγγενής ενότητα, όχι connector
Κάθε ενότητα, λύση και λειτουργία του CRMconnect είναι εγγενής. Δεν χρειάζονται άδειες τρίτων ούτε integrator για να μεταφέρονται δεδομένα μεταξύ συστημάτων.
Ένα σύνολο βασικών δεδομένων
Συνεργάτες, προϊόντα, τιμές και οργανωτική δομή είναι κοινά σε όλες τις ενότητες. Μια αλλαγή σε ένα τμήμα φαίνεται αμέσως στα υπόλοιπα.
Συνυπάρχει με το ERP σας
Το CRMconnect δεν αντικαθιστά το ERP: λειτουργεί από πάνω ως επίπεδο λειτουργιών και συγχρονίζει τα παραστατικά αμφίδρομα. Το λογιστικό βιβλίο μένει εκεί που βρίσκεται σήμερα.
Φορολογικά παραστατικά και ηλεκτρονική τιμολόγηση
Η τιμολόγηση και η σύνδεση με το σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης e-Factura και το σύστημα παρακολούθησης μεταφορών e-Transport της Ρουμανίας είναι εγγενείς· η τραπεζική συμφωνία αντιστοιχίζει τις κινήσεις στο λογιστικό σχέδιο πριν από την εξαγωγή προς το ERP.
Ρόλοι, δικαιώματα και έλεγχος
Κάθε ενέργεια έχει συντάκτη και χρονοσφραγίδα. Τα δικαιώματα δίνονται ανά ρόλο και τμήμα, και το αρχείο ελέγχου φιλτράρεται και εξάγεται για εσωτερικό έλεγχο.
Κινητό και Arvis AI
Τα ίδια δεδομένα είναι διαθέσιμα στο πεδίο, στο κινητό, και το Arvis AI απαντά σε ερωτήσεις και δημιουργεί dashboards απευθείας από ένα prompt.
Πώς η ενότητα φτάνει σε παραγωγική λειτουργία, βήμα προς βήμα
Δεν ξεκινάτε με ένα έργο έξι μηνών. Ξεκινάτε με δοκιμαστικό λογαριασμό πάνω στα δικά σας δεδομένα και επεκτείνεστε τμήμα προς τμήμα. Το κόστος υλοποίησης εξαρτάται από το μέγεθος της ομάδας, τον αριθμό των τμημάτων, τον όγκο των δεδομένων που εισάγονται και την πολυπλοκότητα των ροών εργασίας.
- 1Δοκιμαστικός λογαριασμός και ρύθμιση δομής: χρήστες, ρόλοι, δικαιώματα πρόσβασης.
- 2Εισαγωγή δεδομένων: συνεργάτες, προϊόντα, τιμές και ιστορικό, από Excel ή απευθείας από το ERP.
- 3Ρύθμιση ροών εργασίας: στάδια, εγκρίσεις, ειδοποιήσεις και υπεύθυνοι ανά βήμα.
- 4Σύνδεση με το υπάρχον ERP, ώστε τα παραστατικά να κινούνται και προς τις δύο κατευθύνσεις.
- 5Εκπαίδευση ανά ρόλο και πιλοτική λειτουργία με μικρή ομάδα, παράλληλα με την τρέχουσα διαδικασία.
- 6Έναρξη λειτουργίας για όλο το τμήμα, με αναφορές και ειδοποιήσεις ενεργές από την πρώτη ημέρα.
Συχνές ερωτήσεις
Τι σημαίνει landed cost;
Το πραγματικό κόστος των αγαθών όταν φτάνουν στην αποθήκη: η τιμή του προμηθευτή συν τα μεταφορικά, που προστίθενται στο κόστος των αγαθών.
Μπορώ να μετατρέψω απευθείας την προσφορά που κερδίζει σε παραγγελία;
Ναι. Συγκρίνετε τις προσφορές που λάβατε για το αίτημα, επιλέγετε αυτή που κερδίζει και τη μετατρέπετε σε παραγγελία προς τον προμηθευτή.
Πώς παρακολουθώ όσα δεν έχει παραδώσει ακόμη ο προμηθευτής;
Οι ποσότητες που δεν παραδόθηκαν μένουν εκκρεμείς στον προμηθευτή και φαίνονται στην παραγγελία μέχρι την παραλαβή.
Πώς σχεδιάζονται οι επόμενες εισαγωγές;
Με βάση την ταχύτητα κυκλοφορίας του αποθέματος: ο σχεδιασμός προμηθειών δείχνει τι χρειάζεται ανά είδος και αποθήκη και από εκεί δημιουργείτε αιτήματα προσφοράς ή παραγγελίες.
Γίνεται η λογιστική των εισαγωγών στο CRMconnect;
Όχι. Η λογιστική μένει στο ERP. Το CRMconnect εκτελεί τη λειτουργική ροή της εισαγωγής και στέλνει τα παραστατικά στο ERP.
Ερωτήσεις για την πλατφόρμα και την υλοποίηση
- Πρέπει να εγκαταλείψω το τρέχον ERP για να χρησιμοποιήσω την ενότητα;
- Όχι. Το CRMconnect λειτουργεί ως επίπεδο λειτουργιών πάνω από το ERP σας: ανταλλάσσει παραστατικά μέσω ενοποίησης, ενώ η λογιστική παραμένει στο ERP. Μπορεί επίσης να λειτουργήσει αυτόνομα, αν δεν έχετε ακόμη ERP.
- Οι ενότητες είναι εγγενείς ή εφαρμογές τρίτων που έχουν ενσωματωθεί;
- Κάθε ενότητα και λειτουργία του CRMconnect είναι εγγενής, αναπτυγμένη μέσα στην ίδια πλατφόρμα. Χωρίς ξεχωριστές άδειες, χωρίς μεσάζοντες και χωρίς συγχρονισμό αρχείων μεταξύ διαφορετικών προμηθευτών.
- Σε πόσο χρόνο η ενότητα τίθεται σε λειτουργία;
- Ο δοκιμαστικός λογαριασμός ενεργοποιείται αμέσως. Χωρίς ενοποίηση με ERP, η έναρξη λειτουργίας γίνεται συνήθως σε λίγες εργάσιμες ημέρες· με πλήρη ενοποίηση ERP, σε 4-6 εβδομάδες, ανάλογα με τον όγκο δεδομένων και την πολυπλοκότητα των ροών.
- Πώς υπολογίζεται το κόστος υλοποίησης;
- Με βάση το μέγεθος της ομάδας, τον αριθμό των τμημάτων που ενεργοποιούνται, τον όγκο των δεδομένων που εισάγονται και την πολυπλοκότητα των ροών και των ενοποιήσεων. Η μηνιαία συνδρομή είναι ξεχωριστή από το εφάπαξ κόστος υλοποίησης.
- Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά;
- Κάθε πελάτης λειτουργεί σε single-tenant pods στην AWS, με αυτόματη κλιμάκωση. Η πρόσβαση ελέγχεται ανά ρόλο και τμήμα και κάθε ενέργεια καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου.