Zarządzanie Umowami
Zarządzanie Umowami to natywny moduł CRMconnect, który umożliwia kompleksową obsługę cyklu życia kontraktów: od przygotowania szablonu i negocjacji, przez wewnętrzne procesy akceptacji, aż po monitorowanie terminów wygaśnięcia i automatyczne odnowienia.
Chcą Państwo zobaczyć moduł w działaniu?
Proszę rozpocząć bezpłatny okres próbny na własnych danych i w kilka dni wdrożyć cyfrowy obieg dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty kredytowej, od 12 EUR za użytkownika.
Zarządzanie Umowami in your team's daily work
Zarządzaj pełnym cyklem życia umów - od tworzenia i akceptacji, po podpisy i odnowienia - bezpośrednio w systemie CRM.
Kluczowe korzyści
- **Nigdy nie przegapisz terminu odnowienia** kluczowego kontraktu dzięki automatycznym przypomnieniom.
- **Wszystkie dokumenty w jednym miejscu** - umowy są bezpośrednio przypisane do kartoteki kontrahenta w module CRM.
- **Uporządkowane procesy akceptacji** - wewnętrzne zatwierdzanie dokumentów odbywa się według zdefiniowanych ścieżek, a nie przez e-maile.
- **Pełna historia wersji** - zachowaj wgląd w każdą zmianę wprowadzoną podczas negocjacji z klientem lub dostawcą.
Jak to działa
Umowa jest tworzona na podstawie predefiniowanych szablonów lub wgrywana do systemu, a następnie trafia do zautomatyzowanego Obiegu Zatwierdzeń. Krytyczne daty, takie jak terminy wypowiedzenia czy odnowienia, automatycznie generują powiadomienia w ramach modułu Notyfikacje i Alerty CRM.
Co zyskują Państwo poza samym modułem
Nasze moduły nie są osobnymi aplikacjami łączonymi za pomocą plików. Funkcjonują w ramach tej samej platformy, korzystając z tych samych danych podstawowych, uprawnień dostępu i ścieżki audytu, co każdy inny moduł CRMconnect.
Natywny moduł, a nie konektor
Każdy moduł, rozwiązanie i funkcja w CRMconnect jest natywna. Brak licencji stron trzecich i konieczności angażowania integratorów do przesyłania danych między systemami.
Jeden zestaw danych podstawowych
Kontrahenci, produkty, cenniki oraz struktura organizacyjna są wspólne dla wszystkich modułów. Zmiana wprowadzona w jednym dziale jest natychmiast widoczna dla pozostałych.
Współpraca z systemem ERP
CRMconnect nie zastępuje systemu ERP: stanowi warstwę operacyjną, która synchronizuje dokumenty dwukierunkowo. Księga główna pozostaje w dotychczasowym systemie finansowym.
Dokumenty fiskalne i e-faktury
Fakturowanie, KSeF oraz SENT są w pełni natywne, a mechanizm uzgadniania wyciągów mapuje pozycje do planu kont jeszcze przed eksportem do Państwa ERP.
Role, uprawnienia i audyt
Każda operacja posiada autora oraz znacznik czasu. Uprawnienia są nadawane wg ról i działów, a dziennik zdarzeń można filtrować i eksportować na potrzeby kontroli wewnętrznej.
Mobile i Arvis AI
Te same dane są dostępne w terenie na urządzeniach mobilnych, a Arvis AI odpowiada na pytania i buduje pulpity menedżerskie bezpośrednio na podstawie poleceń głosowych lub tekstowych.
Wdrożenie modułu krok po kroku - droga do pełnej produkcji
Nie zaczynamy od półrocznego projektu. Proces rozpoczyna się od bezpłatnego konta na Państwa własnych danych, a następnie obejmuje kolejne działy. Koszt wdrożenia zależy od wielkości zespołu, liczby działów, wolumenu importowanych danych oraz stopnia złożoności procesów biznesowych.
- 1Założenie bezpłatnego konta i konfiguracja struktury: użytkownicy, role oraz uprawnienia dostępu.
- 2Import danych: kontrahenci, produkty, cenniki i historia - bezpośrednio z arkusza Excel lub systemu ERP.
- 3Konfiguracja przepływu pracy (workflow): etapy, akceptacje, powiadomienia i osoby odpowiedzialne za każdy krok.
- 4Połączenie z obecnym systemem ERP w celu zapewnienia dwukierunkowego przepływu dokumentów.
- 5Szkolenia stanowiskowe oraz pilotaż w wąskim zespole, prowadzony równolegle z dotychczasowym procesem.
- 6Pełne uruchomienie produkcyjne dla całego działu, z aktywnymi raportami i alertami od pierwszego dnia.
Najczęstsze pytania
Czy system wysyła automatyczne powiadomienia przed wygaśnięciem umowy?
Tak, zbliżające się terminy wygaśnięcia lub odnowienia mogą automatycznie generować powiadomienia dla opiekuna klienta lub działu prawnego.
Czy umowy są powiązane z kartoteką klienta lub dostawcy?
Tak, każda umowa jest natywnie powiązana z konkretnym podmiotem, co zapewnia błyskawiczny dostęp do dokumentacji z poziomu widoku kontrahenta.
Pytania o platformę i wdrożenie
- Czy muszę zrezygnować z obecnego systemu ERP, aby korzystać z modułu?
- Nie. CRMconnect działa jako warstwa operacyjna nadbudowana nad systemem ERP: wymienia dokumenty poprzez natywną integrację, podczas gdy pełna księgowość pozostaje w ERP (np. Comarch Optima czy Symfonia). System może również działać samodzielnie, jeśli nie posiadają Państwo jeszcze oprogramowania ERP.
- Czy moduły są natywne, czy są to zintegrowane aplikacje firm trzecich?
- Każdy moduł i funkcja CRMconnect jest natywnym elementem zbudowanym wewnątrz tej samej platformy. Oznacza to brak oddzielnych licencji, brak pośredników i brak konieczności synchronizacji plików między różnymi dostawcami.
- Jak szybko moduł zostanie wdrożony?
- Dostęp do bezpłatnego konta testowego otrzymują Państwo natychmiast. Uruchomienie konkretnego działu operacyjnego zajmuje zazwyczaj kilka tygodni, w zależności od wolumenu importowanych danych oraz złożoności procesów biznesowych.
- Jak obliczany jest koszt wdrożenia?
- Koszt zależy od wielkości zespołu, liczby aktywowanych działów, objętości importowanych danych oraz stopnia skomplikowania wymaganych przepływów pracy i integracji. Miesięczny abonament jest płatny oddzielnie od jednorazowej opłaty wdrożeniowej.
- Gdzie przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp?
- Dane każdego klienta są hostowane w architekturze single-tenant na serwerach AWS lub Azure z automatycznym skalowaniem. Dostęp jest kontrolowany na poziomie ról i działów, a każda operacja w systemie jest zapisywana w dzienniku zdarzeń (audit log).