Zarządzanie Dokumentami
Zarządzanie Dokumentami to natywny moduł CRMconnect, który umożliwia bezpieczne przechowywanie, kategoryzację i współdzielenie plików w chmurze, oferując pełną historię wersji, kontrolę dostępu oraz bezpośrednie powiązanie z kartoteką klienta, kontraktem lub projektem w systemie.
Chcesz zobaczyć ten moduł w akcji?
Rozpocznij bezpłatny okres próbny na własnych danych i zobacz, jak wygląda w pełni zdigitalizowany obieg dokumentów w Twojej firmie.
Zarządzanie Dokumentami in your team's daily work
Przechowuj i udostępniaj dokumenty firmowe w bezpiecznej przestrzeni cyfrowej z historią wersji i uprawnieniami.
Kluczowe korzyści
- Błyskawicznie znajduj dokumenty dzięki automatycznemu powiązaniu z kontekstem (klient, umowa, projekt).
- Kontroluj dostęp do poufnych danych dzięki zaawansowanym uprawnieniom przypisanym do ról użytkowników.
- Zachowaj pełną historię edycji dokumentu zamiast trzymać wiele plików o nazwie "final2".
- Wyeliminuj ryzyko utraty dokumentów rozproszonych w wiadomościach e-mail lub folderach lokalnych.
Jak to działa
Dokumenty są przesyłane do systemu i kategoryzowane, co pozwala na ich automatyczne przypisanie do odpowiedniego podmiotu w CRM. Dostęp jest ściśle regulowany przez system uprawnień, a każda nowa wersja pliku jest archiwizowana, zachowując wgląd w historię zmian.
Co zyskują Państwo poza samym modułem
Nasze moduły nie są osobnymi aplikacjami łączonymi za pomocą plików. Funkcjonują w ramach tej samej platformy, korzystając z tych samych danych podstawowych, uprawnień dostępu i ścieżki audytu, co każdy inny moduł CRMconnect.
Natywny moduł, a nie konektor
Każdy moduł, rozwiązanie i funkcja w CRMconnect jest natywna. Brak licencji stron trzecich i konieczności angażowania integratorów do przesyłania danych między systemami.
Jeden zestaw danych podstawowych
Kontrahenci, produkty, cenniki oraz struktura organizacyjna są wspólne dla wszystkich modułów. Zmiana wprowadzona w jednym dziale jest natychmiast widoczna dla pozostałych.
Współpraca z systemem ERP
CRMconnect nie zastępuje systemu ERP: stanowi warstwę operacyjną, która synchronizuje dokumenty dwukierunkowo. Księga główna pozostaje w dotychczasowym systemie finansowym.
Dokumenty fiskalne i e-faktury
Fakturowanie, KSeF oraz SENT są w pełni natywne, a mechanizm uzgadniania wyciągów mapuje pozycje do planu kont jeszcze przed eksportem do Państwa ERP.
Role, uprawnienia i audyt
Każda operacja posiada autora oraz znacznik czasu. Uprawnienia są nadawane wg ról i działów, a dziennik zdarzeń można filtrować i eksportować na potrzeby kontroli wewnętrznej.
Mobile i Arvis AI
Te same dane są dostępne w terenie na urządzeniach mobilnych, a Arvis AI odpowiada na pytania i buduje pulpity menedżerskie bezpośrednio na podstawie poleceń głosowych lub tekstowych.
Wdrożenie modułu krok po kroku - droga do pełnej produkcji
Nie zaczynamy od półrocznego projektu. Proces rozpoczyna się od bezpłatnego konta na Państwa własnych danych, a następnie obejmuje kolejne działy. Koszt wdrożenia zależy od wielkości zespołu, liczby działów, wolumenu importowanych danych oraz stopnia złożoności procesów biznesowych.
- 1Założenie bezpłatnego konta i konfiguracja struktury: użytkownicy, role oraz uprawnienia dostępu.
- 2Import danych: kontrahenci, produkty, cenniki i historia - bezpośrednio z arkusza Excel lub systemu ERP.
- 3Konfiguracja przepływu pracy (workflow): etapy, akceptacje, powiadomienia i osoby odpowiedzialne za każdy krok.
- 4Połączenie z obecnym systemem ERP w celu zapewnienia dwukierunkowego przepływu dokumentów.
- 5Szkolenia stanowiskowe oraz pilotaż w wąskim zespole, prowadzony równolegle z dotychczasowym procesem.
- 6Pełne uruchomienie produkcyjne dla całego działu, z aktywnymi raportami i alertami od pierwszego dnia.
Najczęstsze pytania
Czy system zachowuje historię wersji dokumentu?
Tak, każda aktualizacja pliku tworzy nową wersję, przy czym wszystkie poprzednie wersje pozostają dostępne do wglądu dla uprawnionych osób.
Czy dostęp do dokumentów może być ograniczony dla konkretnych ról?
Tak, uprawnienia do podglądu, edycji oraz usuwania dokumentów można precyzyjnie skonfigurować dla poszczególnych ról lub konkretnych użytkowników.
Pytania o platformę i wdrożenie
- Czy muszę zrezygnować z obecnego systemu ERP, aby korzystać z modułu?
- Nie. CRMconnect działa jako warstwa operacyjna nadbudowana nad systemem ERP: wymienia dokumenty poprzez natywną integrację, podczas gdy pełna księgowość pozostaje w ERP (np. Comarch Optima czy Symfonia). System może również działać samodzielnie, jeśli nie posiadają Państwo jeszcze oprogramowania ERP.
- Czy moduły są natywne, czy są to zintegrowane aplikacje firm trzecich?
- Każdy moduł i funkcja CRMconnect jest natywnym elementem zbudowanym wewnątrz tej samej platformy. Oznacza to brak oddzielnych licencji, brak pośredników i brak konieczności synchronizacji plików między różnymi dostawcami.
- Jak szybko moduł zostanie wdrożony?
- Dostęp do bezpłatnego konta testowego otrzymują Państwo natychmiast. Uruchomienie konkretnego działu operacyjnego zajmuje zazwyczaj kilka tygodni, w zależności od wolumenu importowanych danych oraz złożoności procesów biznesowych.
- Jak obliczany jest koszt wdrożenia?
- Koszt zależy od wielkości zespołu, liczby aktywowanych działów, objętości importowanych danych oraz stopnia skomplikowania wymaganych przepływów pracy i integracji. Miesięczny abonament jest płatny oddzielnie od jednorazowej opłaty wdrożeniowej.
- Gdzie przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp?
- Dane każdego klienta są hostowane w architekturze single-tenant na serwerach AWS lub Azure z automatycznym skalowaniem. Dostęp jest kontrolowany na poziomie ról i działów, a każda operacja w systemie jest zapisywana w dzienniku zdarzeń (audit log).