Porównując rozwiązania do zarządzania dokumentami, lista funkcji jest mniej istotna niż odpowiedź na pytanie: "co dzieje się z danymi później?". Poniżej przedstawiamy natywne funkcjonalności CRMconnect oraz praktyczne kryteria ich weryfikacji w codziennej pracy.
W skrócie
- Powiązanie z encją: klientem, szansą sprzedaży, zamówieniem, kontraktem czy zgłoszeniem.
- Wersjonowanie z pełną historią zmian i wyraźnym oznaczeniem aktualnej wersji.
- Precyzyjne uprawnienia do podglądu i pobierania przypisane do ról użytkowników.
- Zaawansowane wyszukiwanie według metadanych, typów dokumentów i tagów.
Natywne funkcje, krok po kroku
Każda z poniższych funkcji jest dostępna jako natywny element modułu, a nie zewnętrzna wtyczka. Dzięki temu system pracuje na tych samych danych, co reszta platformy CRMconnect.
- **Przypisanie do encji:** dokumenty są widoczne bezpośrednio w kartotece klienta, zamówienia w module sprzedaży czy przy fakturze.
- **Wersjonowanie:** pełny wgląd w to, kto i kiedy zmodyfikował plik, z możliwością powrotu do poprzednich wersji.
- **Uprawnienia i role:** pełna kontrola nad tym, kto może edytować umowy, a kto ma tylko prawo wglądu w dokumentację techniczną.
- **Wyszukiwanie po metadanych:** szybkie filtrowanie dokumentów według daty ważności, statusu w KSeF czy przypisanego projektu.
Jak zweryfikować funkcje podczas prezentacji demo
Podczas prezentacji poproś o pokazanie pełnego procesu - od wprowadzenia danych po wygenerowanie dokumentu finalnego. Prezentacja na "pustym systemie" nie pokaże, jak DMS poradzi sobie z realnymi procesami w Twojej firmie.
- Poproś o demo: zdefiniowanie typów dokumentów i obowiązkowych metadanych (np. termin obowiązywania umowy).
- Poproś o demo: ustawienie uprawnień dla różnych działów i konfiguracja okresów retencji danych zgodnie z RODO.
- Poproś o demo: migrację tylko istotnego archiwum, zamiast przenoszenia wszystkich nieaktualnych plików.
- Poproś o demo: aktywację dziennika dostępu (audit log) dla dokumentów poufnych.
Wskaźniki efektywnego wdrożenia dokumentacji
Adopcję systemu należy mierzyć, a nie zakładać. Już od pierwszego miesiąca monitoruj następujące KPI:
- Procent dokumentów poprawnie przypisanych do kontrahentów.
- Średni czas wyszukiwania konkretnego dokumentu przez pracownika.
- Liczba dokumentów bez określonej wersji aktualnej lub z przekroczonym terminem ważności.
- Próby dostępu do dokumentów poza przypisaną rolą (bezpieczeństwo danych).
Kryteria oceny rozwiązania DMS
| Kryterium | O co konkretnie pytać | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Wspólna baza danych | Ta sama kartoteka partnera we wszystkich modułach. | Eliminuje błędy przy wprowadzaniu danych i różnice między działami sprzedaży a logistyką. |
| Synchronizacja z ERP | Dokładny przepływ dokumentów do Comarch ERP Optima, Symfonia lub SAP. | Dokumenty księgowe trafiają do ERP, a CRMconnect przechowuje dokumentację operacyjną i handlową powiązaną z tymi samymi partnerami. |
| Ścieżka audytu | Logi zawierające informacje: kto, kiedy i co zmodyfikował. | Niezbędne dla kontroli wewnętrznej, zgodności z RODO i audytów jakościowych. |
| Natywne raportowanie | Wskaźniki DMS dostępne w systemie bez eksportu do Excela. | Raport w Excelu dezaktualizuje się natychmiast po zamknięciu pliku; dane w systemie są zawsze live. |
Najczęstsze pytania
Zobacz moduł na Państwa procesie
Documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de acces. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
Din același ghid: document management
Ce este document management: definiție, funcții și rezultate
Document management înseamnă documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de...
Document management în Excel: unde se rupe și ce urmează
Excel rezistă la document management până când apar mai mulți utilizatori simultani și istoric. De acolo încep problemele: se semn...