Kancelaria Elektroniczna
Kancelaria Elektroniczna to natywny moduł CRMconnect, który zastępuje tradycyjny, papierowy dziennik podawczy nowoczesnym rejestrem cyfrowym, zapewniając pełną trasowalność przesyłek przychodzących i wychodzących, automatyczną archiwizację oraz błyskawiczny dostęp do cyfrowych kopii dokumentów.
Chcą Państwo zobaczyć moduł w akcji?
Proponujemy 14-dniowy okres próbny bez karty kredytowej - w kilka dni wdrożymy cyfrowy obieg pism w Państwa firmie.
Kancelaria Elektroniczna in your team's daily work
Zastąp tradycyjny dziennik podawczy cyfrowym rejestrem pism z pełną trasowalnością i automatyczną archiwizacją dokumentów.
Kluczowe korzyści
- **Eliminacja papierowych rejestrów** i ryzyka zagubienia ważnej korespondencji firmowej.
- **Błyskawiczne wyszukiwanie** dokumentów według numeru dziennika, daty, kontrahenta lub tematu pisma.
- **Pełna trasowalność** obiegu pism przychodzących i wychodzących wewnątrz organizacji.
- **Automatyczna archiwizacja cyfrowa**, bez konieczności ręcznego porządkowania rejestrów na koniec roku obrotowego.
Jak to działa w praktyce
Każdy dokument wpływający do firmy lub wysyłany do kontrahenta jest rejestrowany w systemie z nadaniem unikalnego numeru, daty oraz przypisaniem do odpowiedniej strony. Dokumenty są skanowane i archiwizowane cyfrowo, co pozwala na natychmiastowe odnalezienie pełnej historii obiegu danej sprawy w CRMconnect.
Co zyskują Państwo poza samym modułem
Nasze moduły nie są osobnymi aplikacjami łączonymi za pomocą plików. Funkcjonują w ramach tej samej platformy, korzystając z tych samych danych podstawowych, uprawnień dostępu i ścieżki audytu, co każdy inny moduł CRMconnect.
Natywny moduł, a nie konektor
Każdy moduł, rozwiązanie i funkcja w CRMconnect jest natywna. Brak licencji stron trzecich i konieczności angażowania integratorów do przesyłania danych między systemami.
Jeden zestaw danych podstawowych
Kontrahenci, produkty, cenniki oraz struktura organizacyjna są wspólne dla wszystkich modułów. Zmiana wprowadzona w jednym dziale jest natychmiast widoczna dla pozostałych.
Współpraca z systemem ERP
CRMconnect nie zastępuje systemu ERP: stanowi warstwę operacyjną, która synchronizuje dokumenty dwukierunkowo. Księga główna pozostaje w dotychczasowym systemie finansowym.
Dokumenty fiskalne i e-faktury
Fakturowanie, KSeF oraz SENT są w pełni natywne, a mechanizm uzgadniania wyciągów mapuje pozycje do planu kont jeszcze przed eksportem do Państwa ERP.
Role, uprawnienia i audyt
Każda operacja posiada autora oraz znacznik czasu. Uprawnienia są nadawane wg ról i działów, a dziennik zdarzeń można filtrować i eksportować na potrzeby kontroli wewnętrznej.
Mobile i Arvis AI
Te same dane są dostępne w terenie na urządzeniach mobilnych, a Arvis AI odpowiada na pytania i buduje pulpity menedżerskie bezpośrednio na podstawie poleceń głosowych lub tekstowych.
Wdrożenie modułu krok po kroku - droga do pełnej produkcji
Nie zaczynamy od półrocznego projektu. Proces rozpoczyna się od bezpłatnego konta na Państwa własnych danych, a następnie obejmuje kolejne działy. Koszt wdrożenia zależy od wielkości zespołu, liczby działów, wolumenu importowanych danych oraz stopnia złożoności procesów biznesowych.
- 1Założenie bezpłatnego konta i konfiguracja struktury: użytkownicy, role oraz uprawnienia dostępu.
- 2Import danych: kontrahenci, produkty, cenniki i historia - bezpośrednio z arkusza Excel lub systemu ERP.
- 3Konfiguracja przepływu pracy (workflow): etapy, akceptacje, powiadomienia i osoby odpowiedzialne za każdy krok.
- 4Połączenie z obecnym systemem ERP w celu zapewnienia dwukierunkowego przepływu dokumentów.
- 5Szkolenia stanowiskowe oraz pilotaż w wąskim zespole, prowadzony równolegle z dotychczasowym procesem.
- 6Pełne uruchomienie produkcyjne dla całego działu, z aktywnymi raportami i alertami od pierwszego dnia.
Najczęstsze pytania
Czy kancelaria elektroniczna spełnia wymogi prawne dotyczące ewidencji?
Tak, moduł zapewnia ciągłość numeracji, datę pewną oraz pełną ścieżkę audytu zgodnie z polskimi normami zarządzania dokumentacją i RODO.
Czy zarchiwizowane dokumenty pozostają dostępne do wyszukiwania w przyszłości?
Tak, archiwum cyfrowe w CRMconnect pozwala na przeszukiwanie zasobów bez ograniczeń czasowych, co ułatwia przygotowanie do kontroli z e-Urzędu Skarbowego.
Pytania o platformę i wdrożenie
- Czy muszę zrezygnować z obecnego systemu ERP, aby korzystać z modułu?
- Nie. CRMconnect działa jako warstwa operacyjna nadbudowana nad systemem ERP: wymienia dokumenty poprzez natywną integrację, podczas gdy pełna księgowość pozostaje w ERP (np. Comarch Optima czy Symfonia). System może również działać samodzielnie, jeśli nie posiadają Państwo jeszcze oprogramowania ERP.
- Czy moduły są natywne, czy są to zintegrowane aplikacje firm trzecich?
- Każdy moduł i funkcja CRMconnect jest natywnym elementem zbudowanym wewnątrz tej samej platformy. Oznacza to brak oddzielnych licencji, brak pośredników i brak konieczności synchronizacji plików między różnymi dostawcami.
- Jak szybko moduł zostanie wdrożony?
- Dostęp do bezpłatnego konta testowego otrzymują Państwo natychmiast. Uruchomienie konkretnego działu operacyjnego zajmuje zazwyczaj kilka tygodni, w zależności od wolumenu importowanych danych oraz złożoności procesów biznesowych.
- Jak obliczany jest koszt wdrożenia?
- Koszt zależy od wielkości zespołu, liczby aktywowanych działów, objętości importowanych danych oraz stopnia skomplikowania wymaganych przepływów pracy i integracji. Miesięczny abonament jest płatny oddzielnie od jednorazowej opłaty wdrożeniowej.
- Gdzie przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp?
- Dane każdego klienta są hostowane w architekturze single-tenant na serwerach AWS lub Azure z automatycznym skalowaniem. Dostęp jest kontrolowany na poziomie ról i działów, a każda operacja w systemie jest zapisywana w dzienniku zdarzeń (audit log).