Problemem zapytania ofertowego nie jest samo wysłanie wiadomości, lecz późniejsza analiza danych. Trzej dostawcy zazwyczaj odpowiadają w trzech różnych strukturach cenowych: jeden wlicza transport, inny oferuje warunkowy rabat ilościowy, a trzeci podaje cenę za inne opakowanie zbiorcze.
Praca nad ujednoliceniem tych danych zajmuje więcej czasu niż same negocjacje, a co gorsza - sprzyja powstawaniu błędów przy ręcznym przepisywaniu ofert do systemów takich jak Comarch ERP Optima czy Symfonia.
W skrócie
- Identyczna specyfikacja techniczna dla wszystkich zapytanych oferentów.
- Jednostka miary i ilość narzucona w zapytaniu, a nie pozostawiona do wyboru dostawcy.
- Jasno określony termin składania ofert.
- Warunki dostawy (Incoterms) i płatności zawarte bezpośrednio w formularzu RFQ.
- Jeden kanał zbierania danych, aby wszystkie oferty trafiały do wspólnej bazy.
Minimalna struktura zapytania ofertowego
Pięć elementów wystarczy, aby zapanować nad większością zakupów operacyjnych:
- **Co:** kod towaru, nazwa, specyfikacja techniczna lub akceptowany zamiennik.
- **Ile:** ilość i jednostka miary (np. szt., kg, paleta) oraz ewentualne progi ilościowe.
- **Kiedy:** wymagany termin dostawy oraz okres ważności samej oferty.
- **Jak:** warunki dostawy, miejsce rozładunku, oczekiwany termin płatności (np. przelew 30 dni).
- **Do kiedy:** ostateczny termin nadesłania odpowiedzi.
Porównywanie ofert (TCO)
Rzetelne porównanie odbywa się na podstawie całkowitego kosztu pozyskania (TCO) w punkcie użytkowania - obejmuje cenę netto, transport, pakowanie oraz koszt pieniądza w czasie (warunki płatności). Dostawca z wyższą ceną jednostkową, ale terminem płatności 60 dni i darmową dostawą, może okazać się tańszy niż ten wymagający przedpłaty.
RFQ przez portal dostawcy zamiast e-maila
W CRMconnect zapytanie ofertowe wychodzi bezpośrednio z systemu do wybranych kontrahentów, a oni odpowiadają w dedykowanym Portalu B2B. Oferty spływają w ustrukturyzowanej formie, są automatycznie porównywane i archiwizowane. Decyzja zakupowa zapada na podstawie czytelnej tabeli, a nie wątku w Outlooku, co ułatwia późniejszy import danych do systemów enova365 czy SAP Business One.
Najczęstsze pytania
Zobacz, jak działa w CRMconnect
Furnizori, contracte, cereri de ofertă, comenzi și documente într-un singur loc, cu datele comerciale sincronizate. Totul este modul nativ al platformei, cu sincronizare către ERP-ul pe care îl folosiți deja.
Din același ghid: vrm - relația cu furnizorii
Management furnizori: cum ții baza de furnizori curată, completă și utilizabilă
Managementul furnizorilor înseamnă o fișă unică pe furnizor, cu date fiscale validate, contacte, contracte, liste de preț și docum...
Ce este Vendor Relationship Management (VRM): definiție, componente și delimitare față de achiziții
Vendor Relationship Management (VRM) este gestionarea structurată a relației cu furnizorii: date și documente de furnizor, contrac...
Evaluarea furnizorilor: criterii măsurabile și un scorecard care se poate întreține
Un scorecard de furnizor util folosește doar criterii care se pot calcula din date deja existente: procentul de livrări la timp, c...
Onboarding furnizori noi: de la primul contact la prima comandă, fără dosare pierdute
Onboardingul unui furnizor nou are cinci pași: verificarea firmei după CUI, colectarea documentelor obligatorii, agrearea condiții...
Sincronizarea datelor cu furnizorii: prețuri, stocuri și ambalare fără fișiere trimise pe e-mail
Sincronizarea datelor cu furnizorii înseamnă ca lista de preț, disponibilitatea și unitatea de ambalare să ajungă în sistem direct...