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B2B-Handel

Auftragsbestätigung (Supplier Order Confirmation)

Kurze Antwort

Die Rückmeldung des Lieferanten auf eine Bestellung: Annahme, Ablehnung oder Änderungsvorschläge.

Das Wichtigste in Kürze

  • Produktverfügbarkeit und Menge
  • Preise (falls sie von der Bestellung abweichen)
  • Voraussichtliches Lieferdatum
  • Ersatzartikel oder Lieferrückstände

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung (Bestellbestätigung / Order Response) ist die Nachricht, mit der der Lieferant auf eine Bestellung (PO) antwortet: Er kann diese vollständig bestätigen, teilweise bestätigen, einen neuen Termin oder Preis vorschlagen oder die Bestellung ablehnen. Im EDI-Standard entspricht dies der ORDRSP-Nachricht.

Was validiert sie?

  • Produktverfügbarkeit und Menge
  • Preise (falls sie von der Bestellung abweichen)
  • Voraussichtliches Lieferdatum
  • Ersatzartikel oder Lieferrückstände

Warum sie wichtig ist

Ohne Bestätigung weiß der Einkäufer nicht, ob, wann und zu welchem Preis die Ware geliefert wird. Strukturierte Bestätigungen verhindern Überraschungen beim Wareneingang und Unstimmigkeiten bei der Rechnungsprüfung gemäß GoBD.

Wie CRMconnect unterstützt

Im CRMconnect Lieferantenportal kann der Lieferant die Bestellung mit einem Klick bestätigen oder Änderungen vorschlagen. Via EDI wird die Bestätigung (ORDRSP) automatisch verarbeitet und direkt mit der Bestellung im ERP (wie SAP Business One oder DATEV) abgeglichen.

Beispiel aus der Praxis

Ein Lieferant lieferte häufig ohne Vorwarnung 3-4 Tage zu spät. Nach Einführung der verpflichtenden Auftragsbestätigung im CRMconnect Portal wurden reale Liefertermine sofort bei Auftragserteilung sichtbar, was die Kapazitätsplanung im Lager deutlich verbesserte.

Aktualisiert:

Häufige Fragen

Ist eine Auftragsbestätigung gesetzlich verpflichtend?+

Sie können sie intern als Prozesspflicht festlegen: Eine Bestellung gilt erst dann als angenommen, wenn der Lieferant Datum und Menge via Portal oder EDI (ORDRSP) bestätigt hat.

Wie verfährt man mit Teilbestätigungen?+

Eine Teilbestätigung (geringere Menge oder Terminverschiebung) löst im System einen Entscheidungsprozess aus: Teilmenge akzeptieren, Rest anderweitig beschaffen oder einen Lieferrückstand (Backorder) anlegen - alles zentral dokumentiert.

Wo CRMconnect ansetzt

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Verwandte Begriffe

B2B-Handel

Purchase Order (PO) / Bestellung

Das offizielle Dokument, mit dem Sie bei einem Lieferanten einkaufen: vereinbarte Produkte, Mengen, Preise und Konditionen.

B2B-Handel

Supplier Portal (Lieferantenportal)

Eine Plattform, über die Lieferanten Bestellungen einsehen, Termine bestätigen, Lieferavise (ASNs) und Rechnungen senden sowie Zahlungen verfolgen.

Technologie

ORDRSP (Order Response)

Die EDIFACT-Nachricht, mit der ein Lieferant eine vom Käufer erhaltene Bestellung bestätigt, ändert oder ablehnt.

Logistik

ASN / DESADV (Elektronisches Lieferavis)

Digitale Versandanzeige via EDI, die vor Eintreffen der Ware beim Händler gesendet wird und Palette, Charge sowie Mengen detailliert beschreibt.