Excel nie jest złym wyborem na start: jest elastyczny, niemal darmowy i znany każdemu. Problem pojawia się przy skalowaniu, gdy te same zalety stają się wadami - elastyczność prowadzi do chaosu w formatach, a swoboda edycji generuje niespójne wersje dokumentów.
Decyzję o zmianie warto oprzeć na konkretnych objawach, a nie na teorii. Jeśli w Państwa firmie nie występują poniższe sygnały, Excel może pozostać wystarczającym rozwiązaniem jeszcze przez pewien czas.
W skrócie
- Jeden edytor jednocześnie - lub rozbieżne wersje pliku.
- Brak historii interakcji: widać tylko aktualny status, nie proces.
- Raportowanie wymaga każdorazowo ręcznej obróbki danych.
- Brak uprawnień: każdy, kto otwiera plik, widzi wszystkie dane klientów.
- Ryzyko utraty: plik często znajduje się na jednym laptopie bez backupu.
Pięć sygnałów, że firma wyrosła z Excela
Jeśli identyfikują Państwo u siebie przynajmniej trzy z nich, migracja jest uzasadniona ekonomicznie:
- Istnieje kilka wersji tego samego pliku z bazą klientów.
- Trudno odpowiedzieć na pytanie: "o czym rozmawialiśmy z tym klientem pół roku temu?".
- Przygotowanie raportu miesięcznego zajmuje więcej niż godzinę pracy.
- Odejście handlowca oznacza utratę wiedzy o prowadzonych przez niego procesach.
- Cenniki i warunki handlowe są trzymane w pliku oddzielnym od bazy klientów.
Jak przejść na CRM bez zakłóceń
Proces zaczynamy od importu czystych danych o aktywnych kontrahentach, konfigurujemy jeden proces sprzedaży i wyznaczamy datę, od której Excel przestaje być aktualizowany. Próba utrzymywania obu rozwiązań równolegle "dla bezpieczeństwa" to najczęstsza przyczyna niepowodzenia wdrożenia.
Najczęstsze pytania
Zobacz, jak działa w CRMconnect
Natywne moduły do sprzedaży, ofertowania i raportowania, zintegrowane z ERP, którego już używacie.
Z tego samego tematu: porownania systemowe
CRM vs ERP: czym się różnią, gdzie się pokrywają i jak współpracują
System CRM zarządza relacjami handlowymi - klientami, szansami sprzedaży i ofertowaniem. ERP obsługuje realizację i ewidencję - st...
CRM a marketing automation: dwie role, ten sam klient
System CRM zarządza relacjami indywidualnymi i procesem sprzedaży, podczas gdy marketing automation automatyzuje masową komunikacj...
CRM vs help desk: relacje handlowe a rozwiązywanie zgłoszeń
Help desk koncentruje się na rozwiązywaniu incydentów w ramach SLA. CRM zarządza długofalową relacją i wartością klienta. W B2B ob...