Import Goods Management
Import Goods Management is the CRMconnect module for importing goods from foreign suppliers end to end: requests for quotation (RFQ), choosing the winning quote and turning it into an order, receipts and import documents, freight and transport costs added to the cost of goods (landed cost), supplier invoices, purchase cases, backorders and purchase planning based on stock turnover.
Want to see the module in action?
Start with a trial, no card required, on your own data, and see within a few days how the digitised process looks.
Import Goods Management w codziennej pracy zespołu
End-to-end import of goods: RFQs, orders, receipts and documents, freight in the cost of goods, invoices, backorders and planning.
An import, step by step
Every import goes through the same steps, from the first request for quotation to the next order:
- Send requests for quotation (RFQ) to foreign vendors.
- Compare quotes, pick the winning one and turn it into an order.
- Track the order and backorders with the vendor.
- Record the receipt and the related import documents.
- Add freight and transport costs to the cost of goods (landed cost).
- Receive and check the supplier invoice.
- Plan the next purchases based on stock turnover.
What it solves
- You see the real cost per item, with transport included, not just the price on the supplier invoice.
- You know which order is in transit, what was received and what is still on backorder with the vendor.
- You plan stock by turnover, so you order on time and in the right quantity.
- The whole purchase sits in one case, from quote to invoice.
How it connects to the rest of the platform
Receipts flow into stock and warehouse in CRMconnect. Purchase planning calculates what to buy from stock and consumption. Purchase cases keep the quote, order, receipt, documents and payments together. Documents reach the ERP, where accounting stays.
Co zyskują Państwo poza samym modułem
Nasze moduły nie są osobnymi aplikacjami łączonymi za pomocą plików. Funkcjonują w ramach tej samej platformy, korzystając z tych samych danych podstawowych, uprawnień dostępu i ścieżki audytu, co każdy inny moduł CRMconnect.
Natywny moduł, a nie konektor
Każdy moduł, rozwiązanie i funkcja w CRMconnect jest natywna. Brak licencji stron trzecich i konieczności angażowania integratorów do przesyłania danych między systemami.
Jeden zestaw danych podstawowych
Kontrahenci, produkty, cenniki oraz struktura organizacyjna są wspólne dla wszystkich modułów. Zmiana wprowadzona w jednym dziale jest natychmiast widoczna dla pozostałych.
Współpraca z systemem ERP
CRMconnect nie zastępuje systemu ERP: stanowi warstwę operacyjną, która synchronizuje dokumenty dwukierunkowo. Księga główna pozostaje w dotychczasowym systemie finansowym.
Dokumenty fiskalne i e-faktury
Fakturowanie, KSeF oraz SENT są w pełni natywne, a mechanizm uzgadniania wyciągów mapuje pozycje do planu kont jeszcze przed eksportem do Państwa ERP.
Role, uprawnienia i audyt
Każda operacja posiada autora oraz znacznik czasu. Uprawnienia są nadawane wg ról i działów, a dziennik zdarzeń można filtrować i eksportować na potrzeby kontroli wewnętrznej.
Mobile i Arvis AI
Te same dane są dostępne w terenie na urządzeniach mobilnych, a Arvis AI odpowiada na pytania i buduje pulpity menedżerskie bezpośrednio na podstawie poleceń głosowych lub tekstowych.
Wdrożenie modułu krok po kroku - droga do pełnej produkcji
Nie zaczynamy od półrocznego projektu. Proces rozpoczyna się od konta próbnego na Państwa własnych danych, a następnie obejmuje kolejne działy. Koszt wdrożenia zależy od wielkości zespołu, liczby działów, wolumenu importowanych danych oraz stopnia złożoności procesów biznesowych.
- 1Założenie konta próbnego i konfiguracja struktury: użytkownicy, role oraz uprawnienia dostępu.
- 2Import danych: kontrahenci, produkty, cenniki i historia - bezpośrednio z arkusza Excel lub systemu ERP.
- 3Konfiguracja przepływu pracy (workflow): etapy, akceptacje, powiadomienia i osoby odpowiedzialne za każdy krok.
- 4Połączenie z obecnym systemem ERP w celu zapewnienia dwukierunkowego przepływu dokumentów.
- 5Szkolenia stanowiskowe oraz pilotaż w wąskim zespole, prowadzony równolegle z dotychczasowym procesem.
- 6Pełne uruchomienie produkcyjne dla całego działu, z aktywnymi raportami i alertami od pierwszego dnia.
Najczęstsze pytania
What does landed cost mean?
The real cost of goods arriving in the warehouse: the supplier price plus freight and transport costs, added to the cost of goods.
Can I turn the winning quote straight into an order?
Yes. You compare the quotes received for the request for quotation, pick the winning one and turn it into an order to the vendor.
How do I track what the vendor has not delivered yet?
Undelivered quantities stay on backorder with the vendor and are visible on the order until receipt.
How are the next imports planned?
By stock turnover: purchase planning shows what is needed per item and warehouse, and from there you create requests for quotation or orders.
Is import accounting done in CRMconnect?
No. Accounting stays in the ERP. CRMconnect runs the operational flow of the import and sends the documents to the ERP.
Pytania o platformę i wdrożenie
- Czy muszę zrezygnować z obecnego systemu ERP, aby korzystać z modułu?
- Nie. CRMconnect działa jako warstwa operacyjna nadbudowana nad systemem ERP: wymienia dokumenty poprzez natywną integrację, podczas gdy pełna księgowość pozostaje w ERP (np. Comarch Optima czy Symfonia). System może również działać samodzielnie, jeśli nie posiadają Państwo jeszcze oprogramowania ERP.
- Czy moduły są natywne, czy są to zintegrowane aplikacje firm trzecich?
- Każdy moduł i funkcja CRMconnect jest natywnym elementem zbudowanym wewnątrz tej samej platformy. Oznacza to brak oddzielnych licencji, brak pośredników i brak konieczności synchronizacji plików między różnymi dostawcami.
- Jak szybko moduł zostanie wdrożony?
- Dostęp do konta testowego otrzymują Państwo natychmiast. Uruchomienie konkretnego działu operacyjnego zajmuje zazwyczaj kilka tygodni, w zależności od wolumenu importowanych danych oraz złożoności procesów biznesowych.
- Jak obliczany jest koszt wdrożenia?
- Koszt zależy od wielkości zespołu, liczby aktywowanych działów, objętości importowanych danych oraz stopnia skomplikowania wymaganych przepływów pracy i integracji. Miesięczny abonament jest płatny oddzielnie od jednorazowej opłaty wdrożeniowej.
- Gdzie przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp?
- Dane każdego klienta są hostowane w architekturze single-tenant na serwerach AWS lub Azure z automatycznym skalowaniem. Dostęp jest kontrolowany na poziomie ról i działów, a każda operacja w systemie jest zapisywana w dzienniku zdarzeń (audit log).