Projekty wdrożenia systemów fakturowania zintegrowanych z KSeF rzadko kończą się niepowodzeniem z przyczyn technicznych. Najczęściej powodem są nieuporządkowane dane i brak jasnego podziału odpowiedzialności. Poniższe kroki przedstawiają faktyczną kolejność prac, którą stosujemy.
W skrócie
- Konfiguracja serii numeracji, stawek VAT i szablonów dokumentów zgodnych z FA(3).
- Połączenie z KSeF (bramka testowa/produkcyjna) i wysyłka próbnych faktur ustrukturyzowanych.
- Definicja kontraktów cyklicznych oraz harmonogramów automatycznego fakturowania.
- Aktywacja dwukierunkowej synchronizacji z systemem ERP i uzgadnianie płatności bankowych.
Etapy wdrożenia w odpowiedniej kolejności
Każdy etap kończy się decyzją podjętą przez osobę decyzyjną po stronie klienta, a nie dostawcy oprogramowania.
- Konfiguracja serii numeracji, stawek VAT i szablonów dokumentów zgodnych z FA(3).
- Połączenie z KSeF (bramka testowa/produkcyjna) i wysyłka próbnych faktur ustrukturyzowanych.
- Definicja kontraktów cyklicznych oraz harmonogramów automatycznego fakturowania.
- Aktywacja dwukierunkowej synchronizacji z systemem ERP i uzgadnianie płatności bankowych.
Decyzje, które muszą zapaść przed konfiguracją
Poniższe ustalenia determinują czas trwania projektu. Odłożone w czasie, stają się wąskim gardłem w krytycznej fazie wdrożenia.
- Miesięczny wolumen faktur - określenie skali przed rozpoczęciem prac.
- Liczba spółek i serii dokumentów - ustalenie zakresu struktury wielooddziałowej.
- Integracja z używanym systemem ERP (np. Comarch Optima, Symfonia, enova365) - określenie zakresu mapowania pól.
Co zweryfikować po uruchomieniu (Go-live)
Po 30 dniach od startu należy porównać wskaźniki z danymi historycznymi:
- Liczba faktur wystawionych bez ingerencji ręcznej
- Dokumenty odrzucone przez bramkę KSeF (błędy walidacji)
- Średni czas spływu należności (DSO)
- Pominięte faktury cykliczne lub abonamentowe
Integracja z systemem ERP
CRMconnect wystawia i przesyła fakturę do KSeF, podczas gdy ERP (np. Subiekt GT/nexo, SAP Business One) prowadzi księgę główną. Synchronizacja dokumentów i płatności odbywa się automatycznie, zapewniając spójność danych między sprzedażą a księgowością.
Najczęstsze pytania
Zobacz moduł na Państwa procesie
Factura pleacă din același sistem în care s-a făcut vânzarea, se trimite în SPV și se sincronizează cu ERP-ul contabil. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
Din același ghid: facturare și e-factura
Ce este program facturare cu e-factura: definiție, funcții și rezultate
Facturare electronică înseamnă factura pleacă din același sistem în care s-a făcut vânzarea, se trimite în SPV și se sincronizează...
Funcționalități program facturare cu e-factura: ce trebuie să acopere modulul
Un modul de program facturare cu e-factura este complet când acoperă 4 funcții de bază: emitere factură direct din comandă sau din...
Cât costă un modul de program facturare cu e-factura: structura bugetului
Bugetul pentru program facturare cu e-factura are trei componente: licențele pe utilizator, tariful de implementare (analiză, conf...