Faktura proforma

Czym jest faktura proforma

Faktura proforma prezentuje dokładnie te same dane, co przyszła faktura końcowa (produkty, ilości, ceny, stawki VAT, wartość całkowitą), ale nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT i nie jest ujmowana w rejestrach sprzedaży ani w pliku JPK_V7M.

Stosuje się ją w celu: przedstawienia oferty handlowej, wezwania do zapłaty zaliczki, otwarcia akredytywy, formalności celnych w eksporcie oraz uzyskania wewnętrznej akceptacji budżetowej u kontrahenta.

Różnica między proformą a fakturą VAT

• Proforma = dokument informacyjny, odwołalny, bez skutków księgowych i fiskalnych.

• Faktura VAT (faktura ustrukturyzowana) = oficjalny dokument z nadanym numerem, księgowany, generujący VAT należny i raportowany do systemów państwowych (w tym KSeF).

Dopiero po dokonaniu płatności na podstawie proformy lub w momencie dostawy, wystawca ma obowiązek wystawić definitywną fakturę VAT (zaliczkową lub końcową).

Kiedy stosować proformę w B2B

• Zamówienia od nowych kontrahentów bez historii kredytowej → żądanie przedpłaty na podstawie proformy.

• Sprzedaż eksportowa, gdzie służby celne wymagają dokumentu potwierdzającego wartość towaru.

• Kontrakty oparte na zaliczkach (produkcja na zamówienie, rezerwacja stanów magazynowych).

Typowe błędy

1. "Zaksięgowałem proformę" - Błąd. Proformy się nie księguje. W księgach rachunkowych (np. Symfonia, Comarch ERP Optima) pojawia się dopiero faktura VAT lub wyciąg bankowy.

2. "Wysłałem proformę do KSeF" - System KSeF przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane (FA(3)). Proforma nie jest wysyłana do repozytorium Ministerstwa Finansów.

3. "Wysłałem towar z samą proformą" - Dostawa towaru powinna odbywać się na podstawie dokumentu WZ lub faktury VAT. Sama proforma nie potwierdza przejścia prawa do rozporządzania towarem.