Integracja CRM-ERP
Szybka odpowiedź
Kontrolowana wymiana danych między systemami CRM i ERP z jasno zdefiniowanym systemem nadrzędnym dla każdego obiektu, co eliminuje duplikaty i sprzeczne informacje.
Najważniejsze wnioski
- Kontrahent: CRM zarządza relacjami i kontaktami, ERP przechowuje dane rejestrowe; kluczem łączącym jest NIP.
- Produkt i cennik: ERP jest źródłem prawdy, CRM pobiera te dane na etapie ofertowania.
- Stany magazynowe: Właścicielem jest ERP (lub WMS), CRM wyświetla dane ze znacznikiem czasu ostatniej aktualizacji.
- Zamówienie: CRM tworzy je z wstępną walidacją, ERP zatwierdza je formalnie i procesuje do wysyłki.
- Faktury i rozrachunki: Pozostają w ERP (np. Comarch ERP Optima, Symfonia), CRM wyświetla saldo klienta i status płatności.
Kluczowa zasada
Dla każdego obiektu danych (encji) jeden system jest właścicielem (nadaje uprawnienia do edycji), a drugi odbiorcą. Gdy oba systemy mogą zmieniać te same informacje jednocześnie, nieuchronnie dochodzi do powstawania duplikatów kartotek kontrahentów i błędnych cen na kontraktach.
Typowy podział odpowiedzialności
- Kontrahent: CRM zarządza relacjami i kontaktami, ERP przechowuje dane rejestrowe; kluczem łączącym jest NIP.
- Produkt i cennik: ERP jest źródłem prawdy, CRM pobiera te dane na etapie ofertowania.
- Stany magazynowe: Właścicielem jest ERP (lub WMS), CRM wyświetla dane ze znacznikiem czasu ostatniej aktualizacji.
- Zamówienie: CRM tworzy je z wstępną walidacją, ERP zatwierdza je formalnie i procesuje do wysyłki.
- Faktury i rozrachunki: Pozostają w ERP (np. Comarch ERP Optima, Symfonia), CRM wyświetla saldo klienta i status płatności.
Jak weryfikować poprawność integracji
Główne wskaźniki to: liczba kartotek utworzonych w obu systemach w tym samym dniu, odsetek zamówień odrzuconych przez ERP oraz rozbieżność między stanem magazynowym widocznym w CRM a rzeczywistym stanem w ERP w momencie składania oferty.
Przykład z praktyki
Po precyzyjnym przypisaniu właściciela danych i deduplikacji na podstawie numeru NIP, firma posiadająca 4200 klientów usunęła 380 zduplikowanych rekordów i zredukowała liczbę zamówień odrzuconych przez ERP z 9% do poniżej 1%.
Aktualizacja:
Najczęstsze pytania
Czy synchronizacja musi odbywać się w czasie rzeczywistym?+
W przypadku stanów magazynowych i sald płatności - tak blisko czasu rzeczywistego, jak to możliwe. Dla danych o klientach i produktach wystarczy interwał kilkuminutowy. Zamówienia powinny być przesyłane natychmiast wraz z potwierdzeniem zwrotnym.
Co zrobić, jeśli stary system ERP (np. Subiekt GT) nie posiada nowoczesnego API?+
Stosuje się harmonogramową wymianę plików lub kontrolowany odczyt bezpośrednio z bazy danych. Proces jest wolniejszy, ale zasada jednego właściciela danych dla każdej encji pozostaje niezmienna.
Gdzie sprawdza się CRMconnect
Chcą Państwo zobaczyć CRMconnect w działaniu?
Indywidualne demo w 30 minut - bez karty, bez zobowiązań.
Powiązane pojęcia
Dane podstawowe (Master data)
Kluczowe dane referencyjne - klienci, produkty, cenniki, jednostki organizacyjne - dla których zdefiniowano jedno źródło prawdy w całym ekosystemie aplikacji.
TechnologiaSynchronizacja dwukierunkowa (Bidirectional sync)
Obustronna wymiana danych między systemami z precyzyjnie określonymi regułami pierwszeństwa w przypadku jednoczesnej edycji tego samego rekordu.
SprzedażLejek sprzedaży (Sales pipeline)
Ustrukturyzowany widok otwartych szans sprzedaży pogrupowanych według etapów, służący do prognozowania przychodów i priorytetyzacji działań handlowych.