INVOIC (EDIFACT Commercial Invoice)

Definicja

INVOIC to standardowy komunikat EDIFACT służący do elektronicznego przesyłania faktury handlowej między dostawcą a klientem (np. siecią handlową). Zawiera on: nagłówek (dane wystawcy i odbiorcy, numer, datę, termin płatności), pozycje (GTIN, ilość, cena, stawka VAT), podsumowania oraz informacje o płatności.

INVOIC a e-Faktura (KSeF)

• INVOIC = relacja B2B, bezpośrednia wymiana dostawca ↔ sieć (np. Biedronka, Żabka), standard EDIFACT/EANCOM, walidacja przez sieć VAN.

• e-Faktura (KSeF) = obowiązkowy obieg przez portal rządowy Ministerstwa Finansów, format XML (FA(3)), walidacja fiskalna.

Profesjonalne firmy obsługują oba kanały równolegle: INVOIC dla automatycznego rozliczenia z odbiorcą (np. automatyczne księgowanie w systemie SAP Business One lub Comarch ERP XL) oraz e-Fakturę w celu dopełnienia obowiązków fiskalnych. CRMconnect generuje oba formaty z jednego źródła danych.

Typowa zawartość komunikatu

• BGM: typ dokumentu, numer faktury, funkcja (oryginał / korekta / anulowanie).

• DTM: data wystawienia, termin płatności, data dostawy.

• NAD+SU / NAD+BY / NAD+IV / NAD+DP: strony transakcji (dostawca, kupujący, płatnik, miejsce dostawy).

• LIN + QTY + PRI + TAX: pozycje faktury wraz z ilością, ceną jednostkową i stawkami VAT.

• MOA: sumy (wartość netto, kwota VAT, wartość brutto).

• RFF: referencje do zamówienia (ORDERS) oraz awiza wysyłki (DESADV).

Dlaczego korelacja z DESADV jest kluczowa

Nowocześni retailerzy (Lidl, Auchan, Carrefour Polska) stosują 3-stronne uzgadnianie (3-way match): ORDERS (co zamówiliśmy) ↔ DESADV (co wysłano) ↔ INVOIC (za co wystawiono fakturę). Jakakolwiek rozbieżność blokuje proces płatności. INVOIC bez poprawnej referencji do DESADV skutkuje automatycznym odrzuceniem faktury przez system odbiorcy.