In Unternehmen ohne OMS existiert eine Bestellung oft an vier Orten gleichzeitig: im Postfach eines Kollegen, in einer Excel-Liste, im ERP nach der manuellen Erfassung und im Kopf des Vertrieblers, der den Liefertermin versprochen hat. Jede Kopie bietet eine andere Version der Wahrheit.
Ein OMS fügt keinen zusätzlichen Arbeitsschritt hinzu; es eliminiert die manuellen Übertragungsfehler zwischen verschiedenen Kanälen und Systemen.
Kurz gefasst
- Einheitlicher Workflow für Bestellungen aus allen Eingangskanälen.
- Automatisierte Validierung: Preise, Rabatte, Kreditlimits und verfügbare Bestände.
- Intelligente Bestandsreservierung mit realistischen Lieferterminzusagen.
- Zentraler Status für Vertrieb, Lager, Buchhaltung und den Kunden.
- Keine manuelle Neuerfassung im ERP bei Standardbestellungen.
Der komplette Workflow Schritt für Schritt
Ein OMS deckt den gesamten Weg einer Bestellung vom Eingang bis zum Abschluss ab:
- Erfassung - via Außendienst, B2B-Portal, EDI, strukturierter E-Mail oder Webshop.
- Validierung - Prüfung auf aktiven Kundenstatus, korrekte Vertragspreise, Kreditlimit und Mindestbestellmenge.
- Allokation - Reservierung von Beständen oder Backorder-Platzierung mit Terminbestätigung.
- Ausführung - Übergabe an das Lager (WMS), Kommissionierung, Verpackung und Versand.
- Abschluss - Fakturierung (GoBD-konform), Lieferbestätigung und Differenzmanagement.
Welche Probleme konkret gelöst werden
Die häufigsten Verluste im B2B-Order-Flow entstehen nicht durch mangelnden Einsatz, sondern durch das Fehlen automatisiert ausgeführter Regeln: Bestellannahmen trotz überschrittener Kreditlimits, falsch angewendete Vertragspreise, Bestätigungen für bereits anderweitig reservierte Ware und Lieferversprechen ohne tatsächliche Bestandsdeckung.
Abgrenzung zum ERP
Das ERP (wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics) bleibt das System für die Finanzbuchhaltung und die Erstellung offizieller Steuerbelege. Das OMS hingegen orchestriert die operative Ausführung der Bestellung, bevor diese Belege entstehen, und hält den Status für alle Beteiligten - inklusive des Kunden via Portal - transparent bereit.
Zuständigkeiten im korrekten Workflow
| Element | Quellsystem | Grund |
|---|---|---|
| Vertragspreis | CRM / OMS | Wird kommerziell verhandelt und bei Bestellung angewendet |
| Verfügbarer Bestand | WMS | Physischer Ort und Reservierungen liegen im Lager |
| E-Rechnung / Beleg | ERP | Die Buchhaltung bleibt das führende Register |
| Bestellstatus | OMS | Zentraler Einsichtspunkt für alle Abteilungen |
Häufige Fragen
So sieht es in CRMconnect aus
Comenzile din toate canalele, într-un singur flux: validare, alocare stoc, livrare, facturare. Totul este modul nativ al platformei, cu sincronizare către ERP-ul pe care îl folosiți deja.
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