NIR: σημείωμα παραλαβής και διαπίστωσης διαφορών, που παράγεται αυτόματα από την παράδοση

Ένα ελλιπές NIR μπλοκάρει το κλείσιμο του μήνα και περιπλέκει κάθε έλεγχο. Τα ελάχιστα στοιχεία είναι τα ίδια ανεξάρτητα από το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται.

• Στοιχεία προμηθευτή και συνοδευτικό παραστατικό (τιμολόγιο ή δελτίο αποστολής), με αριθμό και ημερομηνία.
• Η αποθήκη εισόδου και το πρόσωπο που έκανε την παραλαβή.
• Τα είδη, τιμολογημένη ποσότητα έναντι πραγματικά παραληφθείσας ποσότητας.
• Η τιμή μονάδας, η αξία, ο ΦΠΑ και οι διαφορές που διαπιστώθηκαν, με εξήγηση.

Η παραλαβή γίνεται σε τερματικό ή τηλέφωνο, με σάρωση κωδικών. Η σαρωμένη ποσότητα γίνεται παραληφθείσα ποσότητα, και το σύστημα τη συγκρίνει αυτόματα με τη γραμμή του τιμολογίου ή του δελτίου αποστολής του προμηθευτή. Αν εμφανιστούν διαφορές, το NIR τις σημειώνει και στέλνει ειδοποίηση στις προμήθειες πριν το εμπόρευμα γίνει διαθέσιμο προς πώληση.

• Σάρωση επί τόπου, χωρίς τυπωμένη λίστα που συμπληρώνεται με το χέρι.
• Διαφορές ποσότητας και τιμής που επισημαίνονται αμέσως, όχι στην απογραφή.
• Παρτίδες και ημερομηνίες λήξης που καταγράφονται στην παραλαβή.

Το παραστατικό που προκύπτει, με τους λογαριασμούς αντιστοιχισμένους στο λογιστικό σχέδιο, εξάγεται ή συγχρονίζεται προς το λογιστικό πρόγραμμα ή το υπάρχον ERP. Το απόθεμα γίνεται διαθέσιμο προς πώληση την ίδια στιγμή, και οι εκκρεμείς παραγγελίες μπορούν να κατανεμηθούν αυτόματα.