Προτιμολόγιο: τι είναι, πότε το χρησιμοποιείτε και πώς γίνεται φορολογικό τιμολόγιο

Η σύγχυση κοστίζει χρήματα προς δύο κατευθύνσεις: είτε εκδίδεται φορολογικό τιμολόγιο για έναν πελάτη που δεν πληρώνει ποτέ, είτε εκδίδεται προτιμολόγιο και ξεχνιέται το πραγματικό τιμολόγιο μετά την είσπραξη.

• Το προτιμολόγιο: εμπορικό έγγραφο, χωρίς απαιτητό ΦΠΑ, χωρίς λογιστική καταχώριση, χωρίς e-Factura.
• Το φορολογικό τιμολόγιο: παραστατικό με φορολογικά αποτελέσματα, καταχωρίζεται και αποστέλλεται στο SPV.
• Με την είσπραξη της προκαταβολής εκδίδεται τιμολόγιο προκαταβολής, και με την παράδοση το τελικό τιμολόγιο που τακτοποιεί την προκαταβολή.

Η αποδεκτή προσφορά δημιουργεί το προτιμολόγιο, το προτιμολόγιο στέλνεται στον πελάτη με οδηγίες πληρωμής, και η είσπραξη που ταυτοποιείται αυτόματα από το αντίγραφο κίνησης ενεργοποιεί την έκδοση του φορολογικού τιμολογίου, την αποστολή του στο e-Factura και την αποδέσμευση της παραγγελίας για παράδοση.

• Καμία επανακαταχώριση ανάμεσα σε προσφορά, προτιμολόγιο και τιμολόγιο.
• Η είσπραξη αναγνωρίζεται αυτόματα μέσω τραπεζικής συμφωνίας.
• Τα ανεξόφλητα προτιμολόγια ορατά σε μία αναφορά, με την ηλικία τους.

Αν και δεν έχει φορολογικά επιβεβλημένη μορφή, ένα επαγγελματικό προτιμολόγιο περιέχει τα ίδια στοιχεία με το τιμολόγιο (μέρη, είδη, ποσότητες, τιμές, ενημερωτικό ΦΠΑ, σύνολο) συν την ισχύ της προσφοράς τιμής και τα στοιχεία πληρωμής. Η ένδειξη "ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ - δεν αποτελεί φορολογικό παραστατικό" πρέπει να είναι ορατή.