Când comparați soluții de document management, lista de funcții contează mai puțin decât întrebarea "ce se întâmplă cu datele după". Mai jos sunt funcțiile native din CRMconnect și criteriul practic de verificare pentru fiecare.
Pe scurt
- Atașare la entitate: client, oportunitate, comandă, contract, tichet.
- Versionare cu istoric și cu marcarea versiunii curente.
- Drepturi de vizualizare și descărcare pe rol.
- Căutare după metadate și tip de document.
Funcțiile native, una câte una
Fiecare funcție de mai jos este disponibilă în modul, nu prin conector extern, și lucrează pe aceleași date ca restul platformei.
- Atașare la entitate: client, oportunitate, comandă, contract, tichet.
- Versionare cu istoric și cu marcarea versiunii curente.
- Drepturi de vizualizare și descărcare pe rol.
- Căutare după metadate și tip de document.
Cum verificați fiecare funcție în demo
Cereți să vedeți procesul complet, de la intrarea datelor până la documentul final. Un demo pe ecrane goale nu spune nimic despre cum se comportă sistemul cu datele dumneavoastră.
- Cereți demonstrația pentru: definiți tipurile de document și metadatele obligatorii.
- Cereți demonstrația pentru: stabiliți drepturile pe rol și perioadele de retenție.
- Cereți demonstrația pentru: migrați arhiva relevantă, nu tot ce există.
- Cereți demonstrația pentru: activați jurnalul de acces pentru documentele sensibile.
Indicatori care arată că funcțiile sunt folosite
Adoptarea se măsoară, nu se presupune. Urmăriți din prima lună:
- Documente atașate corect la entitate
- Timp de regăsire a unui document
- Documente expirate sau fără versiune curentă
- Accesări în afara rolului
Criterii de evaluare a unei soluții
| Criteriu | Ce cereți concret | De ce contează |
|---|---|---|
| Date comune | Aceeași fișă de partener folosită de toate modulele | Elimină reintroducerea și diferențele între departamente |
| Sincronizare ERP | Fluxul exact de documente către ERP-ul dumneavoastră | Documentele contabile rămân în ERP; CRMconnect păstrează documentele comerciale și operaționale, legate de aceleași parteneri. |
| Drepturi și trasabilitate | Jurnal cu cine a modificat și când | Necesar pentru control intern și audit |
| Rapoarte native | Indicatorii listați mai sus, fără export manual | Un raport făcut în Excel îmbătrânește imediat |
Întrebări frecvente
Vedeți modulul pe procesul dumneavoastră
Documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de acces. Modulul este nativ în CRMconnect, cu sincronizare către ERP-ul folosit deja.
Din același ghid: document management
Ce este document management: definiție, funcții și rezultate
Document management înseamnă documentele stau lângă clientul, comanda sau contractul la care se referă, cu versiuni și drepturi de...
Document management în Excel: unde se rupe și ce urmează
Excel rezistă la document management până când apar mai mulți utilizatori simultani și istoric. De acolo încep problemele: se semn...