Zamówienie zakupu (Purchase Order - PO)
Szybka odpowiedź
Oficjalny dokument handlowy określający produkty, ilości, ceny oraz warunki dostawy uzgodnione z dostawcą.
Najważniejsze wnioski
- Wystawienie - kupujący generuje i przesyła PO do dostawcy
- Potwierdzenie - dostawca akceptuje warunki lub proponuje zmiany (w standardzie EDI jako komunikat ORDRSP)
- Dostawa - realizowana na podstawie zamówienia, często poprzedzona awizem wysyłki (ASN / DESADV)
- Fakturowanie - faktura dostawcy (np. ustrukturyzowana w KSeF) musi odwoływać się do numeru PO
- Zamknięcie - następuje po fizycznym przyjęciu towaru i uzgodnieniu dokumentów (3-way match)
Czym jest zamówienie zakupu (PO)
Zamówienie zakupu (Purchase Order - PO) to dokument wystawiany przez kupującego dla dostawcy, precyzujący asortyment, ilości, ceny, daty oraz warunki logistyczne. Stanowi on podstawę prawną i księgową transakcji handlowej.
Cykl życia zamówienia zakupu
- Wystawienie - kupujący generuje i przesyła PO do dostawcy
- Potwierdzenie - dostawca akceptuje warunki lub proponuje zmiany (w standardzie EDI jako komunikat ORDRSP)
- Dostawa - realizowana na podstawie zamówienia, często poprzedzona awizem wysyłki (ASN / DESADV)
- Fakturowanie - faktura dostawcy (np. ustrukturyzowana w KSeF) musi odwoływać się do numeru PO
- Zamknięcie - następuje po fizycznym przyjęciu towaru i uzgodnieniu dokumentów (3-way match)
Dlaczego jest to kluczowe
Precyzyjne i potwierdzone PO eliminuje spory handlowe: obie strony mają jasność co do przedmiotu, ilości, ceny i terminu dostawy. Jest to fundament dla procesu przyjęcia magazynowego, fakturowania oraz automatycznego uzgadniania dokumentów.
Jak pomaga CRMconnect
CRMconnect publikuje zamówienia zakupu bezpośrednio w portalu B2B dla dostawcy lub przesyła je przez EDI (komunikat ORDERS). System zbiera potwierdzenia, wiąże je z dokumentami ASN i fakturami, umożliwiając automatyczne uzgodnienie danych z systemami ERP takimi jak Comarch ERP Optima, Symfonia czy enova365.
Przykład z praktyki
Firma handlowa wysyłała PO e-mailem, co skutkowało błędami w dostarczanych ilościach. Po wdrożeniu wysyłki PO przez portal/EDI z wymaganym potwierdzeniem, rozbieżności w dostawach niemal zniknęły, a proces parowania faktur z dokumentami PZ stał się automatyczny.
Aktualizacja:
Najczęstsze pytania
Jaka jest różnica między zamówieniem zakupu (PO) a fakturą?+
PO jest wystawiane przez kupującego przed dostawą (deklaracja chęci zakupu); faktura jest wystawiana przez dostawcę po realizacji (żądanie zapłaty). Proces ich wzajemnego uzgadniania wraz z dokumentem przyjęcia (PZ) to tzw. 3-way match.
Co oznacza potwierdzenie zamówienia zakupu?+
Dostawca akceptuje warunki PO w całości lub proponuje korekty (np. inna cena, ilość lub data dostawy). W komunikacji EDI proces ten odbywa się za pomocą komunikatu ORDRSP (order response).
Gdzie sprawdza się CRMconnect
Chcą Państwo zobaczyć CRMconnect w działaniu?
Indywidualne demo w 30 minut - bez karty, bez zobowiązań.
Powiązane pojęcia
Portal dostawcy (Supplier Portal)
Platforma umożliwiająca dostawcom podgląd zamówień, potwierdzanie terminów, wysyłkę powiadomień ASN i faktur oraz śledzenie płatności.
Handel B2BPotwierdzenie zamówienia (ORDRSP)
Odpowiedź dostawcy na zamówienie zakupu: akceptacja, odrzucenie lub propozycja zmian w realizacji.
Finanse3-way match (trójstronne uzgadnianie płatności)
Procedura kontrolna porównująca zamówienie zakupu, dokument przyjęcia towaru oraz fakturę dostawcy przed zatwierdzeniem płatności.
FinanseProcure-to-Pay (P2P)
Kompleksowy cykl zakupowy: od zapotrzebowania, przez zamówienie i odbiór towarów, aż po rozliczenie faktury i płatność.