NIR (Notă Intrare-Recepție)
Răspuns rapid
Documentul intern care confirmă recepția mărfurilor în depozit - pivot între aviz furnizor și factură.
Concluzii cheie
- Timp: 15-45 min/recepție × 20-100 recepții/zi
- Erori: 2-5% diferențe nedetectate, descoperite la inventar
- Întârziere facturare: facturile furnizor stau ne-NIR-ate 3-10 zile, blocând cash discount-uri
- Litigii: ASN trimis greșit + NIR pe hârtie = dispute lungi cu furnizorul
Definiție
NIR (Notă de Intrare-Recepție) este documentul intern emis la recepția fizică a mărfurilor în depozitul propriu. Conține: furnizor, document însoțitor (aviz/factură), articole, cantități primite vs. cantități pe document, lot, termen valabilitate, preț unitar, valoare, observații (lipsuri, plus-uri, deteriorări).
Rolul juridic și fiscal
NIR este pivot între avizul de însoțire / factura furnizorului și înregistrarea în gestiune. Fără NIR semnat de gestionar și aprobat de comisia de recepție, marfa nu poate fi vândută legal și nu se poate înregistra în contabilitate.
Probleme tipice ale NIR-ului manual
- Timp: 15-45 min/recepție × 20-100 recepții/zi
- Erori: 2-5% diferențe nedetectate, descoperite la inventar
- Întârziere facturare: facturile furnizor stau ne-NIR-ate 3-10 zile, blocând cash discount-uri
- Litigii: ASN trimis greșit + NIR pe hârtie = dispute lungi cu furnizorul
NIR digital în CRMconnect
- Scanare cod bară / QR pe articol și lot la recepție
- Comparare automată cu ASN (DESADV) primit prin EDI
- Detectare diferențe pe loc, foto-evidență a deteriorărilor
- Semnătură digitală gestionar + aprobare comisia
- Sincronizare instant cu ERP-ul (Charisma, Senior, WinMentor, SAP B1)
Best practices
- Recepție pe baza ASN, nu a avizului hârtie
- Toleranță cantitate predefinită pe categorie de articole
- Foto obligatoriu la diferențe peste prag
- Bloc automat factură dacă NIR are diferențe nesoluționate
Exemplu real
Un distribuitor electrocasnice procesa 60-80 recepții/zi cu 3 gestionari. După WMS cu NIR digital + ASN: 130 recepții/zi cu 2 gestionari, erori sub 0.4%, cash discount-uri recuperate ~14.000€/an.
Actualizat:
Întrebări frecvente
Ce înseamnă NIR?+
NIR înseamnă Notă de Intrare-Recepție - documentul intern care confirmă recepția fizică a mărfurilor în depozit și le înregistrează în gestiune. Este pivotul dintre avizul/factura furnizorului și înregistrarea contabilă.
Ce este NIR-ul în contabilitate?+
În contabilitate, NIR-ul este documentul justificativ pe baza căruia marfa intră în gestiune și se înregistrează în stoc. Fără NIR, bunurile nu pot fi vândute legal și nu pot fi înregistrate contabil (cf. OMFP 2861/2009).
Cine întocmește NIR-ul?+
NIR-ul îl întocmește gestionarul la recepția mărfii. Pentru bunuri peste un prag valoric definit intern, se semnează de comisia de recepție (minim 3 membri).
Cum arată un model de NIR completat?+
Un NIR completat conține: furnizorul, documentul însoțitor (aviz/factură), articolele cu cantități primite vs. cantități pe document, lot, termen de valabilitate, preț unitar, valoare și observații (lipsuri, plusuri, deteriorări). În CRMconnect, NIR-ul digital se generează automat din scanarea codurilor de bară și comparația cu ASN-ul primit prin EDI.
NIR este obligatoriu prin lege?+
Da. Cf. OMFP 2861/2009, NIR este document justificativ pentru intrarea în gestiune a oricărui bun. Lipsa NIR-ului = abatere fiscală.
Pot face NIR fără factură?+
Da, pe baza avizului de însoțire al mărfurilor sau ASN. Factura se va corela ulterior cu NIR-ul deja emis.
Unde se potrivește CRMconnect
Termeni înrudiți
ASN / DESADV (Advance Shipping Notice)
Avizul EDI de expediție trimis înainte ca marfa să ajungă fizic la retailer - descrie palet, lot, cantitate.
TehnologieEDI (Electronic Data Interchange)
Schimb structurat de documente comerciale între parteneri B2B, fără e-mailuri sau introducere manuală.
LogisticăWMS (Warehouse Management System)
Sistemul care orchestrează operațiunile fizice de depozit: recepție, locație, picking, packing, expediție.