EDI (Electronic Data Interchange)

Ce este EDI

EDI (Electronic Data Interchange) este standardul prin care două sisteme informatice (furnizor și retailer, distribuitor și producător, 3PL și brand) schimbă automat documente comerciale: comandă (ORDERS), aviz expediție (DESADV/ASN), confirmare recepție (RECADV), factură (INVOIC), plată (REMADV).

Spre deosebire de un PDF trimis pe e-mail, mesajul EDI este structurat după un standard (UN/EDIFACT, ANSI X12, GS1 EANCOM) și poate fi citit, validat și înregistrat automat în ERP-ul partenerului, fără intervenție umană.

De ce contează în 2026

Aproape toți retailerii moderni din România (Carrefour, Auchan, Kaufland, Lidl, Mega Image, Profi, Metro, Dedeman, Hornbach, Leroy Merlin) impun EDI ca obligație contractuală furnizorilor. Fără EDI, comenzile sunt blocate, livrările sunt penalizate la recepție, iar facturile sunt respinse automat de portal.

Pentru un distribuitor FMCG cu 6-12 retaileri în portofoliu, manualul introducere comenzi consumă 30-60 ore/săptămână și generează 1-3% rată de eroare - pierderi reale între 8.000€ și 25.000€/an doar din chargeback-uri.

Cum funcționează în practică

• Retailerul emite comanda din ERP-ul propriu → mesaj ORDERS EDI

• Sistemul tău o primește, o validează, o transformă în comandă internă

• La expediție, generezi DESADV (ASN) cu lot, SSCC pe palet, cantități pe linie

• După confirmarea recepției (RECADV), emiți INVOIC electronic

• Toți pașii sunt logați, datate, semnate digital - audit complet

Greșeli frecvente

1. EDI ≠ e-Factura. e-Factura (SPV/ANAF) acoperă doar factura fiscală, în XML UBL. EDI acoperă întregul ciclu comercial (ORDERS/DESADV/INVOIC) și se livrează B2B, nu către stat.

2. EDI nu înseamnă "upload în portal". Portalurile retailer (ex. Carrefour SOS) sunt fallback manuale. EDI real e sistem-la-sistem, prin VAN sau AS2/SFTP.

3. Subestimarea mapării. Fiecare retailer are propriile coduri (GLN, locații de livrare, EAN). Mapările trebuie întreținute lunar.